Gutes Zeitmanagement: So wirst du zum Zeitmanager
Ein stressiges Studium oder ein belastender Job können dazu führen, dass du dich nicht mehr richtig wohlfühlst und unglücklich wirst. Um das zu vermeiden, können dir einige Tipps und Kniffe im Zeitmanagement helfen. Mit ein wenig Selbstmanagement und Zeitplanung solltest du schnell und einfach in der Lage sein, deinen Tag und deine Zeit viel besser zu strukturieren. Werde mit Zenjob zum Zeitmanager!
Was bringt dir Zeitmanagement eigentlich?
Immer mehr Menschen werden mit Stress auf Arbeit oder im Studium konfrontiert. Besonders anhaltender Stress kann dafür sorgen, dass du psychische aber auch physische Probleme bekommst. Es gibt viele Gründe, weshalb du so viel Druck spürst – oftmals kann Zeitmanagement helfen, deinen Tag optimal zu nutzen und dazu führen, dass du dich wieder wohl fühlst.
Als Zeitmanager hast du deine Zeitplanung fest im Griff und kannst dich schneller auf die schönen Dinge im Leben konzentrieren. Generell gilt für dein Selbstmanagement: Wenn du dich in Drucksituationen befindest, schließe deine Augen, atme tief durch und denke an die Sachen, die du anschließend in deiner Freizeit tun kannst.
Damit gutes Zeitmanagement klappt, brauchst du einen Ausgleich, der dir den Stress nimmt. Triff dich mit Freunden (auch online), spiel Videospiele oder lese ein gutes Buch, geh spazieren, tanze, lerne ein Instrument… Es gibt viele Tätigkeiten, für die sich ein striktes Zeitmanagement lohnt.
Ziel-, Zeit- und Selbstmanagement: Wie unterscheidet sich das?
Es gibt unterschiedliche Begrifflichkeiten, die mit dem Zeitmanagement zusammenhängen. Die korrekte Zeitplanung war in der Vergangenheit vor allem in der Logistik und Industrie sowie in der Betriebswirtschaft wichtig. Wurden alle Abläufe im perfekten Zeitmanagement eingeplant, sparte das besonders Kosten.
In der heutigen hektischen Zeit wird es jedoch immer wichtiger, dass auch Industriefremde zum Zeitmanager werden, um sich nicht von Aufgaben und Stress überwältigen zu lassen.
| Zielmanagement | Selbstmanagement | Zeitmanagement |
|---|---|---|
| Hierbei werden Ziele definiert, die eine Person oder ein Unternehmen zum Erfolg führen soll. Dieses System trägt vor allem zur Motivation bei, da jede und jeder genau weiß, was am Ende des Tages erreicht werden soll. | Bei dieser Managementform wird der (Berufs-)Alltag sowie alle darin enthaltenen Aufgaben definiert und bestmöglich erledigt. Besonders Führungskräfte sollten über ein gutes Selbstmanagement verfügen, um gute Entscheidungen treffen und auch Verantwortung für Mitarbeitende tragen zu können. | Das Zeitmanagement befasst sich damit, eine Vielzahl von Aufgaben innerhalb vorgegebener Zeit schaffen zu können. Dabei spielt vor allem die Priorisierung eine große Rolle. |
Zeitmanagement & Selbstmanagement: Diese Methoden solltest du probieren
Wenn du ein guter Zeitmanager werden willst, musst du einiges lernen. Allen voran: kein Multitasking. Schalte den Ton deines Telefons aus und stelle all deine Benachrichtigungen auf stumm. Arbeite jede Aufgabe nach der anderen ab. Das ist die Nummer 1 aller Zeitmanagement-Methoden.
Wir neigen in der heutigen Zeit oft dazu, vieles gleichzeitig machen zu wollen, aber das macht uns unproduktiv. Willst du also dein Zeitmanagement verbessern, solltest du dich nicht ablenken lassen, wenn du arbeitest, lernst etc.
Das Eisenhower-Modell: Priorisierung ist wichtig
Eine der wichtigsten Zeitmanagement-Methoden ist die Priorisierung. Dabei ist es wichtig, dass du gut strukturieren kannst, was du als Erstes machen musst, um ein guter Zeitmanager zu werden.
Für eine perfekte Zeitplanung hat sich das Eisenhower-Modell oder auch Eisenhower-Prinzip etabliert. Der ehemalige US-Präsident Dwight D. Eisenhower hat dieses Modell erfunden, um seine Aufgaben so gut wie möglich zu priorisieren. Dabei fußt das ganze Prinzip auf einer Aussage von ihm:
Daraus ergeben sich vier Arten von Aufgaben:
- A: Eine Aufgabe ist sehr wichtig und sehr dringend.
- B: Eine Aufgabe ist sehr wichtig, aber nicht dringend.
- C: Eine Aufgabe ist nicht so wichtig, aber dafür sehr dringend.
- D: Eine Aufgabe ist nicht so wichtig und auch nicht besonders dringend.
Ordne deine Aufgaben nach A bis D ein und verfahre dann folgendermaßen damit:
- A: Erledige die Aufgabe selbst und am besten sofort.
- B: Erledige die Aufgabe auch selbst, aber verschiebe sie auf einen Zeitpunkt, wenn du dafür Zeit hast.
- C: Wenn es möglich ist, solltest du die Aufgabe an jemand anderen abgeben.
- D: Diese Aufgabe kann in den Papierkorb.
Erledige wichtige Aufgaben am besten morgens, da du zu dieser Tageszeit noch konzentrierter bist. Hinterfrage deine Priorisierung immer: Was für Folgen hätte es, wenn du die Aufgabe erst später erledigst? Musst du sie wirklich erledigen oder kann das auch jemand anderes?
Auch, wenn das Eisenhower-Modell nicht für alle Personen funktioniert, lassen sich daraus hilfreiche Tipps zum Zeitmanagement ableiten:
- Plane deine Aufgaben im Voraus und schaffe dir eine Struktur: Schaue dir am besten in deinen letzten Minuten vor der Freizeit deinen nächsten Tag an und überlege dir, womit du anfängst und wie du deinen nächsten Tag gestalten kannst, damit er leichter für dich wird.
- Schaffe dir Routinen: Ein gut strukturierter Alltag hilft dir, mithilfe von Gewohnheit Aufgaben zu bewältigen. Ein Wochenplan
- Priorisieren ist das A und O: Ist diese Aufgabe wirklich so wichtig oder kannst du sie verschieben? Beschäftige dich am Anfang eines Tages mit den wichtigen Tasks, widme dich dann den Prio-2-Themen usw.
Weitere Tipps, um dein Zeitmanagement zu verbessern:
- Schreibe dir wichtige Dinge immer auf. Viele Menschen verwenden Apps für Zeitmanagement. Eine Notiz-App, die du mit deinem Smartphone, Tablet und Laptop/Computer synchronisieren kannst, ist sehr nützlich. Wir können dir auch Trello empfehlen. Das Programm ist kostenlos und hilft vor allem, große Projekte besser zu managen.
- Teile dir große Aufgaben in viele kleine auf. Schiebst du eine Aufgabe immer weiter vor dir her, weil du weißt, wie lange du daran sitzen würdest und eigentlich gar keine Zeit oder Lust hast? Teile sie dir in kleine Zwischenaufgaben mit Zwischenzielen auf. Auch hier kann dir Trello helfen. Hier legst du kleine Kärtchen an und kannst dein Projekt gut aufteilen.
- Perfektionismus ist die Hölle für alle Zeitmanager. Frage dich, wann dein Perfektionismus wirklich sein muss und wann eine Aufgabe einfach stupide abgearbeitet werden kann.
- Fasse solche Aufgaben in Zeitblöcken zusammen. Hast du beispielsweise mehrere Aufgaben einer Art, wie etwas zu kopieren, dann erledige diese Sachen in einem Zeitblock hintereinander weg.
Und am wichtigsten: Zeitmanagement ist ein Prozess! Zeitplaner sind nicht von Anfang an perfekt. Schaue dir am Ende auch immer an, wie du eine Aufgabe hättest besser abschließen oder einen Tag besser strukturieren können. Das hilft dir, dich immer weiter zu optimieren und deine wohlverdiente Freizeit genießen zu können. Wenn du trotz gutem Zeitmanagement immer noch zu viel arbeitest, dann findest du in unserem Guide zum Thema Überstunden, wann diese eigentlich rechtens sind und wie du sie ausgleichst.