Krankmeldung schreiben mit Vorlage: So geht es richtig
Auch, wenn sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber es sich anders wünschen: Wir alle werden einmal krank. Deshalb ist das Schreiben einer Krankmeldung beim Arbeitgeber – auch wenn es oftmals unangenehm ist – ein wichtiger Prozess im Arbeitsleben. Keine Sorge, wenn du nicht weißt, wie du anfangen kannst. Wir stellen dir kostenlos eine Vorlage für die Krankmeldung beim Arbeitgeber zur Verfügung, die du leicht für dich abändern kannst. Außerdem zeigen wir dir einige Fallstricke und wie du diese vermeiden kannst.
Krankmeldung nach Muster schreiben: So geht es richtig
Eine Krankmeldung beim Arbeitgeber ist notwendig, wenn du aus gesundheitlichen Gründen nicht in der Lage bist, deine arbeitsvertraglichen Pflichten zu erfüllen. Du brauchst sie also immer dann, wenn du nicht zur Arbeit erscheinen oder auch im Homeoffice nicht deine normale Arbeitsleistung erbringen kannst.
Laut deutschem Arbeitsrecht musst du deinen Arbeitgeber unverzüglich darüber informieren, wenn du krankheitsbedingt ausfällst (unverzügliche Mitteilungspflicht). Unverzüglich bedeutet, dass du idealerweise am ersten Krankheitstag vor Arbeitsbeginn deinem Arbeitgeber meldest, dass du erkrankt bist und wie lange du voraussichtlich fehlen wirst. Das geht am besten telefonisch, per E Mail anhand einer Musterkrankmeldung oder über eine andere vereinbarte Kommunikationsmethode. Welcher Weg genutzt werden soll, kann durch deinen Arbeitgeber festgelegt werden. Zusätzlich kann dann noch eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (kurz: AU) nötig werden.
Krankmeldung beim Arbeitgeber: Vorlage / Muster
Das Schreiben einer Krankmeldung beim Arbeitgeber ist grundsätzlich einfach. Es geht in erster Linie darum, den Arbeitgeber zu informieren und sicherzustellen, dass dieser von deiner Krankheit und der Dauer Kenntnis hat. Dabei musst du niemals deine genaue Erkrankung angeben! Dein Arbeitgeber soll lediglich mit deiner Abwesenheit planen können, um so zum Beispiel Aufgaben neu zu delegieren. Wie du deine Krankmeldung beim Arbeitgeber genau formulieren kannst, findest du in unserer kostenlosen Krankmeldung Vorlage. Die Form der Mitteilung sollte schnell und direkt erfolgen. Eine E-Mail als Krankmeldung oder ein Anruf sind deshalb übliche Methoden, um dem Arbeitgeber die Information rechtzeitig zukommen zu lassen.
Hier kannst du gerne das Muster der Krankmeldung (Telefon und E-Mail Vorlage) herunterladen und je nach Bedarf für dich anpassen:
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Wann braucht man sie zur Krankmeldung?
Nachdem du dich mit der Krankmeldung gemeldet hast, kann noch das Vorlegen einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vom Arzt notwendig werden. Gesetzlich ist dies dann gefordert, wenn du länger als drei Kalendertage krank bist; es kann jedoch bei deinem Arbeitgeber alternative Regelungen geben. Die AU bestätigt deine Arbeitsunfähigkeit und nennt den Zeitraum, in dem du nicht arbeiten kannst. Damit ist sie zwingende Voraussetzung dafür, auch für deine Fehltage Geld zu bekommen (Entgeltfortzahlung). Informiere dich also frühzeitig, wie die Regelung bei deinem Arbeitgeber ist. Angaben hierzu findest du im Arbeitsvertrag, in deiner Onboardingmappe oder auf Nachfrage bei deinem Vorgesetzten oder der Personalabteilung.
Krankmeldung beim Arbeitgeber: Vorlage und Besonderheiten in speziellen Situationen
Gerade, wenn es sich nicht um einen Hauptjob in Voll- oder Teilzeit handelt, können sich Krankmeldungsverfahren von den Standardregelungen unterscheiden. Bei der Krankmeldung im Nebenjob solltest du daher zusätzliche Aspekte beachten.
Krankmeldung in der Probezeit
Bei der Krankmeldung in der Probezeit gelten grundsätzlich die gleichen Regeln wie zu jedem anderen Zeitpunkt. Auch hier bist du verpflichtet, deinen Arbeitgeber per Krankmeldung sofort über deine Arbeitsunfähigkeit zu informieren und eine ärztliche Bescheinigung – wenn nicht anders geregelt – ab dem vierten Tag vorzulegen. Das Krankmeldung Muster kannst du daher auch in diesem Fall unverändert nutzen. Allerdings ist die Probezeit eine kritische Phase, in der dein Arbeitgeber deine Eignung für die Stelle bewertet. Mit Blick auf Zuverlässigkeit und Einsatzbereitschaft kann eine Krankmeldung in der Probezeit negativ bewertet werden. Rechtlich hat deine Krankheit jedoch keinen Einfluss auf den Kündigungsschutz.
Krankmeldung bei einem Minijob
Minijobber sind bei Krankheit ebenfalls zur Krankmeldung beim Arbeitgeber verpflichtet. Auch bei der Krankmeldung im Nebenjob besteht dabei Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, sofern sie länger als vier Wochen im Unternehmen arbeiten. Oftmals wird hier aufgrund der wenigen Arbeitstage schon ab dem ersten Krankheitstag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verlangt. Ergänze in der Krankmeldung Vorlage am besten, wann deine nächsten geplanten Schichten sind, damit dein Arbeitgeber gezielt hierfür Ersatz organisieren kann.
Krankmeldung in der Uni
Während des Studiums spielen Krankmeldungen in der Uni meist eine kleinere Rolle, da verpasste Vorlesungen und Seminare ohnehin aufgeholt werden müssen und es keine Entgeltfortzahlung gibt. Wenn jedoch eine Anwesenheitspflicht besteht, kann eine Krankmeldung in der Uni mit Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wichtig sein, um zur Prüfung zugelassen zu werden oder eine verpasste Prüfung nachschreiben zu können. Lasse dir in diesem Fall unbedingt eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab dem ersten Krankheitstag ausstellen, um deine Erkrankung nachweisen zu können. Eine E-Mail Krankmeldung oder ein Anruf werden hier nicht ausreichen.
Elektronische Krankschreibung (eAU)
Seit 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (kurz: eAU) für alle gesetzlich Versicherten eingeführt. Dies bedeutet, dass der Arzt die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung direkt an die Krankenkasse übermittelt. Der Arbeitnehmer muss den Arbeitgeber weiterhin über seine Arbeitsunfähigkeit informieren, aber die ärztliche Bescheinigung wird nicht mehr physisch übergeben. Der Arbeitgeber ruft die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung online bei der Krankenkasse ab. Gerade deshalb solltest du sicherstellen, dass deine Krankmeldung beim Arbeitgeber rechtzeitig eingeht, sodass der Abruf erfolgreich ist.
Häufige Fehler vermeiden: diese Konsequenzen drohen
Zu spät, über andere Mitarbeitende oder ohne Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: leider passiert es immer wieder, dass bei der Krankmeldung beim Arbeitgeber ohne Vorlage etwas schiefläuft. Unsere Krankmeldung Vorlage kann hilfreich sein, damit dies nicht passiert. Bei unzureichender Krankmeldung können ansonsten Konsequenzen drohen:
- Entgeltfortzahlung entfällt: Wenn du deine Krankmeldung beim Arbeitgeber nicht rechtzeitig einreichst, riskierst du, dass dein Anspruch auf Entgeltfortzahlung entfällt. Der Arbeitgeber ist dann nicht verpflichtet, dir dein Gehalt während der Krankheit weiterzuzahlen.
- Abmahnung oder Kündigung: Bei wiederholten Verstößen gegen die Pflicht zur Krankmeldung kann der Arbeitgeber eine Abmahnung bis hin zur Kündigung aussprechen.
- Vertrauensverlust: Fehlende oder unzureichende Krankmeldungen im Nebenjob oder Hauptjob können das Vertrauen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber belasten. Dies kann langfristig zu einer schlechteren Arbeitsbeziehung führen.
Tipps für den Alltag: Krankmeldung im Homeoffice oder bei kurzen Erkrankungen
So wie sich das Arbeiten im Homeoffice während der Pandemie eingeschlichen hat, so hat sich auch das Arbeiten im Homeoffice trotz Krankheit eingeschlichen. Das ist jedoch in der Regel ein Fehler und für die schnelle Genesung nicht förderlich. Eine Krankmeldung beim Arbeitgeber ist daher auch im Homeoffice notwendig. Gerade weil du nicht im Büro präsent bist, ist es umso wichtiger, den Arbeitgeber sofort zu informieren, sodass kein Verdacht von Arbeitszeitbetrug entstehen kann. Dabei gelten die gleichen Krankmeldepflichten wie bei der Arbeit im Büro, sodass du auch hier unsere Krankmeldung Vorlage nutzen kannst. Solltest du dich trotz leichter Beschwerden arbeitsfähig fühlen und im Homeoffice arbeiten wollen, solltest du dies unbedingt vorher mit deinem Arbeitgeber abstimmen.
Bei kurzen Erkrankungen musst du, wenn dein Arbeitgeber sich an die gesetzlichen Vorgaben hält, zwar erst am vierten Tag eine Krankmeldung vorlegen, solltest dich aber dennoch frühzeitig telefonisch oder per E-Mail mit einer Krankmeldung nach Muster melden. In Unternehmen, die bereits ab dem ersten Krankheitstag eine AU fordern, gibt es oftmals noch die sogenannte interne Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (kurz: IAU), die für solch einzelne Krankheitstage angefragt werden kann. In diesen Fällen musst du keine AU bei einer Kurzzeiterkrankung vorlegen, sondern kannst die IAU nutzen.
Fazit: Krankmeldung beim Arbeitgeber nach Muster
Bei einer Krankmeldung korrekt vorzugehen, ist nicht kompliziert. Abschließend daher einige Tipps, die dir helfen können, deine Krankmeldung im Nebenjob oder Hauptjob korrekt und reibungslos zu gestalten:
- Frühzeitige Meldung: Informiere deinen Arbeitgeber so früh wie möglich, idealerweise am Morgen des ersten Krankheitstages. Nutze hierzu am besten eine Krankmeldung Vorlage.
- Kommunikationswege klären: Stelle sicher, dass du weißt, wie in deinem Unternehmen Krankmeldungen zu erfolgen haben. Folge dann dem Krankmeldung Muster, um sie korrekt einzureichen.
- Fristen beachten: Spätestens am vierten Tag der Krankheit muss die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorliegen, sofern dein Arbeitgeber nicht schon früher einen Nachweis verlangt.
- Dokumentation: Führe am besten Aufzeichnungen über deine Krankmeldungen und AUs, falls es zu Missverständnissen oder Rückfragen kommen sollte.