Verfahrensordnung für das Beschwerdeverfahren
Nach § 8 (2) Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)
Unser Beschwerdeverfahren ermöglicht Personen, Probleme im Zusammenhang mit Menschen- oder Umweltrechten zu melden, sei es in Bezug auf unsere Lieferketten oder unseren eigenen Geschäftsbereich. Diese Verfahrensordnung erläutert, welche Art von Meldungen akzeptiert werden, wie sie eingereicht werden können und was nach dem Einreichen einer Meldung geschieht.
Fragen zum Ablauf beantworten wir gerne, sei es direkt über das Meldesystem oder durch Kontaktaufnahme unter der Rubrik „Zuständigkeit für das Beschwerdeverfahren“.
Anwendungsbereich
Unser Meldesystem ermöglicht grundsätzlich die Meldung sämtlicher Vorfälle im Zusammenhang mit Menschen- und Umweltrechtsverletzungen.
Beispiele:
Menschenrechtsverstöße:
- Kinderarbeit
- Zwangsarbeit und Sklaverei
- Diskriminierung und Ungleichbehandlung
- Missachtung der Koalitionsfreiheit
- Vorenthalten eines angemessenen Lohns
- Gesundheitsgefährdende Arbeitsbedingungen
- Widerrechtliche Zwangsräumungen oder der widerrechtliche Entzug von Land
- Widerrechtliche Nutzung von privaten oder öffentlichen Sicherheitskräften
- Verunreinigung von Wasser, Boden und Luft, die zu einer Verletzung von Menschenrechten beitragen können
Umweltrechtsverstöße:
- Verwendung von Quecksilber (gemäß Minamata-Übereinkommen)
- Einsatz von persistenten organischen Schadstoffen (gemäß Stockholmer Übereinkommen)
- Nicht umweltgerechte Lagerung, Handhabung, Ein- und Ausfuhr gefährlicher Abfälle (gemäß Basler Übereinkommen)
Abgeben von Hinweisen und Beschwerden
Wir empfehlen die Nutzung unseres digitalen Meldesystems für die Einreichung von Hinweisen:
Hinweise können in der bevorzugten Sprache abgegeben werden und stehen rund um die Uhr zur Verfügung. Personen, die Hinweise abgeben möchten, haben die Möglichkeit, vollständig anonym zu bleiben. Selbst wenn sie sich dazu entscheiden, ihre Identität preiszugeben, wird die Vertraulichkeit und der Schutz ihrer persönlichen Daten in jedem Fall gewährleistet.
Unser Meldesystem ermöglicht es den Hinweisgebern, auch nach der Abgabe von Hinweisen mit unserem Unternehmen in Kontakt zu treten, selbst wenn sie anonym bleiben möchten. Die Nutzung des Systems ist selbstverständlich kostenfrei.
Ablauf des Verfahrens
Die Verarbeitung aller eingehenden Hinweise erfolgt nach einem strukturierten Verfahren, welches im Folgenden erläutert wird:
Eingang der Mitteilung:
Nachdem eine Mitteilung eingegangen ist, wird den Hinweisgebern in der Regel innerhalb von sieben Tagen nach Eingang eine Bestätigung zugesandt.
Überprüfung der Meldung:
Im nächsten Schritt wird der Inhalt der Mitteilung überprüft. Während dieser Phase können Rückfragen auftreten, die im Dialog mit dem Hinweisgeber geklärt werden. Je nach Inhalt wird das weitere Vorgehen festgelegt. Falls eine Beschwerde abgelehnt wird, erhält der Hinweisgeber eine entsprechende Begründung.
Klärung des Sachverhalts:
Wenn das Verfahren fortgesetzt wird, erfolgt eine ausführliche Klärung des Themas in Zusammenarbeit mit dem Hinweisgeber. Bei Bedarf kann ein Verfahren zur einvernehmlichen Beilegung von Konflikten in Betracht gezogen werden.
Erarbeitung einer Lösung:
Gemeinsam mit dem Hinweisgeber wird intensiv an einer Lösung gearbeitet. Gegebenenfalls werden Vereinbarungen zur Wiedergutmachung getroffen.
Umsetzung von Abhilfemaßnahmen:
Zur Behebung der gemeldeten Probleme können Abhilfemaßnahmen erforderlich sein. Wenn Abhilfemaßnahmen vereinbart wurden, werden sie umgesetzt und überwacht.
Überprüfung und Abschluss:
In Zusammenarbeit mit dem Hinweisgeber wird das Ergebnis des Verfahrens überprüft. Dies beinhaltet auch die Zufriedenheit des Hinweisgebers mit dem Ablauf und dem Ergebnis des Verfahrens.
Die Dauer des Verfahrens variiert je nach Sachverhalt erheblich und kann von wenigen Tagen bis hin zu mehreren Monaten reichen. Unser Ziel ist es, das Verfahren so effizient wie möglich zu gestalten, um zu einer zufriedenstellenden Lösung zu gelangen. Zudem halten wir den Hinweisgeber kontinuierlich über getroffene Maßnahmen und den weiteren Verlauf auf dem Laufenden. Aus diesem Grund empfehlen wir Hinweisgebern, die das digitale Meldesystem nutzen, sich regelmäßig einzuloggen und ihre Nachrichten zu überprüfen.
Mediation
In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, einen unparteiischen Mediator hinzuzuziehen. Dies soll dazu beitragen, eine Lösung zu finden, die für alle Beteiligten akzeptabel ist. Wenn sich im Verlauf des Verfahrens abzeichnet, dass eine einvernehmliche Beilegung des Konflikts in Betracht gezogen werden sollte, werden wir uns darum bemühen, einen solchen neutralen Mediator einzubeziehen.
Zuständigkeit für das Beschwerdeverfahren
Zentral zuständig für unser Beschwerdeverfahren und primäre Ansprechperson(en) für Fragen oder Anmerkungen:
Zenjob SE
Rechtsabteilung
Saarbrücker Straße 21, 10405 Berlin
E-Mail: [email protected]
Es wird außerdem empfohlen, dass Personen, die Hinweise abgeben möchten, die Kommunikationsmöglichkeiten unseres digitalen Meldesystems nutzen, um Fragen oder Anmerkungen direkt an die entsprechende Stelle zu richten.
Keinerlei Nachteile oder Sanktionen aufgrund ihrer Meldung
Wir setzen uns dafür ein, dass Personen, die Hinweise geben, keinerlei Nachteile oder Sanktionen aufgrund ihrer Meldung erfahren müssen. Maßnahmen der Vergeltung aufgrund von Beschwerden oder Hinweisen werden nicht toleriert. Wenn die meldende Person in unserem Unternehmen beschäftigt ist, bedeutet dies, dass wir sicherstellen, dass sie vor Kündigung, Herabstufung, Suspendierung, Drohungen, Belästigung oder jeglicher Form von Diskriminierung in Bezug auf die Arbeits- oder Beschäftigungsbedingungen geschützt ist.
Falls die meldende Person beispielsweise bei einem unserer Zulieferer beschäftigt ist, arbeiten wir eng mit dem Zulieferer zusammen, um sicherzustellen, dass die Person ein vergleichbares Schutzniveau genießt. Um sicherzustellen, dass die hinweisgebende Person auch nach Abschluss des Verfahrens keinen Benachteiligungen, Bestrafungen oder ähnlichen Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt ist, bleiben wir mit ihr in Kontakt.