Vertrauen im Home Office? Darauf müssen Führungskräfte achten

Home Office: Vertrauen statt Kontrolle

Wenn’s um die Frage geht, ob man Mitarbeiter*innen im Home Office vertrauen kann und sollte, halten sich leider viele Führungskräfte blind an ein altes Sprichwort, das besagt: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Das Resultat? Kleinteiliges Micromanagement, wachsendes Misstrauen, schlecht versteckte Frustration und ja, im Zweifelsfall auch Kündigungen. 

Der Fehler steckt dabei aber im Detail, und zwar auf doppelte Weise. So hat sich beispielsweise schon allein beim obigen Sprichwort ein gravierender Übersetzungsfehler eingeschlichen. Eigentlich heißt es nämlich: Vertraue, aber prüfe nach (aus dem Russischen: Доверяй, но проверяй – dowerjai, no prowerjai), und ironischerweise könnte nichts besser die gegenwärtige Home Office Situation beschreiben.

Ein Lösungsansatz für alle Home Office Jobs

Viele Führungskräfte sind tatsächlich noch immer der felsenfesten Überzeugung, dass ihre Beschäftigten vor Ort wesentlich konzentrierter und somit: produktiver arbeiten – und das, obwohl diverse Studien längst das Gegenteil beweisen. Wer zu Hause im Homeoffice sitzt, so die weit verbreitete Annahme in Führungsetagen und Personalabteilungen, vertreibt sich sicherlich die Arbeitszeit mit Netflix und Social Media. Nicht umsonst empfinden viele Arbeitgeber*innen das Angebot von Home Office Jobs als konkrete Bedrohung für ihr Unternehmen und plädieren trotz eindeutiger Statistiken zu Produktivität und Zufriedenheit weiterhin für Präsenzarbeit. 

Dabei sollten sich Führungskräfte einer Sache voll bewusst sein: Die Anwesenheit von Beschäftigten sagt nachweislich rein gar nichts über die allgemeine Produktivität oder die Performance einzelner Mitarbeitenden aus. Stattdessen sollten Arbeitgeber*innen ihrer Angst vor dem vermeintlichen Kontrollverlust mit Rationalität und Empathie begegnen. Und hier kommt die sogenannte Vertrauenskultur in Spiel.

Was ist eine Vertrauenskultur?

Wer für seine Beschäftigten Home Office Jobs möglich machen möchte, braucht ein stabiles Fundament und eine gesunde Strategie, die Vertrauen und Respekt ins Zentrum jeder Interaktion rücken. Das beginnt bereits damit, dass Führungskräfte mit Mitarbeitenden auf Augenhöhe kommunizieren und sie als erwachsene, intelligible Fachleute behandeln. Ein rücksichtsvoller Umgangston hilft dabei, Inklusivität beim Sprechen und Schreiben auch.

Es ist zusätzlich wichtig, welche Werte auf welche Weise in die Kommunikation einfließen. So sollten Transparenz, Fairness und Freundlichkeit eine genauso große Rolle spielen wie Großzügigkeit und Hilfsbereitschaft. Und Hilfsbereitschaft bedeutet an dieser Stelle unter anderem auch, Mitarbeitende aktiv dazu zu ermutigen, ihre eigenen Lösungen zu finden und diese auch entsprechend umzusetzen. Wer scheitert, gehört nicht getadelt, bloßgestellt oder vorgeführt, sondern gelobt. Nur wer scheitert, kann aus Fehlern lernen – und wer etwas Neues wagt, hat die Chance auf neue Erfolge.

Home Office: Vertrauen ist keine Frage der Präsenz

Nur um es gleich vorwegzunehmen: Um eine lebendige Vertrauenskultur zu etablieren, müssen Mitarbeitende nicht präsent sein. Ob Arbeitnehmer*innen ihren Arbeitsplatz nun virtuell oder real als grundsätzlich fair empfinden, ändert faktisch nichts am Empfinden selbst. Hier entscheiden Umgangston, d.h. Kommunikation, und Aufgaben-Handling und nicht ergonomische Bürostühle und hübsch gestaltete Ruheräume. Gibt es regelmäßige Feedbackrunden oder formlose und ungezwungene Gespräche, in denen sich unter anderem auch Vorgesetzte von ihrer nahbaren Seite zeigen? Immerhin ist Vertrauen eine Frage der richtigen Beziehungsdynamik – und die braucht bekanntermaßen Zeit, um sich voll entfalten zu können. 

So erlaubt erst ein persönlicher Austausch tiefere Einblicke in die Gefühl- und Gedankenwelt unserer Mitmenschen. Hier müssen gerade Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen. Ob allgemeine Interessen und Hobbies, Buch- und Filmempfehlungen oder ein gezielt gewählter Schwank aus Jugend und Kindheit: Solange es natürlich zur Sprache kommt, kann so gut wie jedes Thema passen und für Vertrauen sorgen.

Wichtig: Bloß nicht zu viel Intimes teilen – schon gar nicht ungefiltert und nicht zu Anfang. Alle Beteiligten sollten stets die Grenzen zwischen überanspruchtem Mitteilungsbedürfnis und amüsanter Anekdote im Auge behalten. Insbesondere Humor kann hier behutsamer Türöffner, aber auch brachialer Rammbock sein. Es gilt also besondere Vorsicht.

Warum ist Vertrauen gerade im Homeoffice so wichtig?

Fürs Home Office heißt eine Vertrauenskultur konkret Rücksicht und Geduld. Das kann beispielsweise bedeuten, dass im Unternehmenschat auf jedes “Hallo” nicht gleich ein ganzer Katalog an To-Dos folgen muss. Wer nach dem Verlauf des vergangenen Wochenendes fragt, sollte dies aus ehrlichem Interesse tun – nicht, weil gleich ein nächster Task auf Erledigung wartet. Authentizität ist wichtig.

Die meisten Arbeitnehmer*innen, die im Home Office arbeiten, benötigen zudem weit weniger Micromanagement und mehr Laissez-faire. Das Wort “Vertrauen” fällt in Umfragen zu den wichtigsten Qualitäten von Führungskräften nicht umsonst am häufigsten. Zeigen Vorgesetzte Vertrauen gegenüber ihren Mitarbeitenden, so kann sich das Engagement zum Teil um das 6-fache steigern (wie eine ? Gallup-Studie bewiesen hat). So wollen Arbeitnehmer*innen, die regelmäßig, hin und wieder oder nur vereinzelt im Home Office arbeiten, gefördert, nicht überwacht werden; sie wollen Eigeninitiative, nicht Fremdbestimmung.

6 Tricks, die das Vertrauen im Home Office stärken

Okay – und jetzt mal ehrlich. Das klingt natürlich alles super gut und richtig wichtig, aber wie erreichen Arbeitgeber*innen dieses beiderseitige Vertrauen? Ein Zwinker-Emoji hier und da reicht nicht. Und wie gehen Führungskräfte überhaupt gegen ihr anerlerntes Misstrauen gegenüber ihren Beschäftigten um? 

Hierfür gibt es verschiedene Lösungsansätze und Handlungsschritte, die allesamt dabei helfen können, ein gegenseitige Vertrauen zwischen Führungskräften und Angestellten zu etablieren und zu stärken. Wir haben 6 davon hier auf einen Blick versammelt. ?

1. Klar und verständlich Erwartungen kommunizieren

Durch das Home Office Corona sicher Arbeiten ist das eine, Homeofficing als dauerhafte Option einzuführen das andere. Dies hat notwendigerweise einige Konsequenzen für die eigene Erwartungshaltung. Was wird von den Mitarbeitenden, die im Homeoffice arbeiten eigentlich erwartet – welche Projekte sollten bevorzugt und vorrangig bearbeitet werden – wie sollten die Resultate aussehen – was sind die Ziele? Wer weder die eigenen, noch die unternehmens-immanenten Erwartungen klar und verständlich kommunizieren kann, wirft ein produktives Arbeiten gleich zu Beginn über Bord. Das Ergebnis? Eine Blackbox für alle Beteiligten.

Die Lösung:

Eindeutig definierte Ziele und realistische Fristen. Rückfragen sollten gerade für Beschäftigte im Homeoffice immer möglich sein und in die Planung mit einfließen; sie sollten allerdings nie unbeantwortet bleiben. Prioritäten müssen im Vorfeld mit allen Stakeholder*innen einstimmig abgeklärt werden, Ansprechpartner*innen sollten allen bekannt sein und zu vereinbarten Zeiten zur Verfügung stehen. Ein verständliches Briefing entscheidet letztlich über den Erfolg eines Projektes; hier kommt es im Zweifelsfall auf jedes Wort an – also lieber etwas mehr Zeit ins Briefing stecken als zu wenig.

2. Die Bedürfnisse von Mitarbeitenden im Home Office sind wichtig

Verfügen alle Arbeitnehmer*innen, die gegenwärtig im Homeoffice arbeiten, über alle notwendigen Ressourcen und Zugänge? Sind sich Teams miteinander bekannt, weiß jede*r, wer welche Verantwortungen innehat, wer für kollaborative Projekte als Ansprechpartner*in dient? Oder müssen sich alle alles selbst zusammensuchen? Wo gibt es Engpässe? Was könnte Arbeitnehmer*innen im Homeoffice belasten?

Die Lösung:

Es stimmt: Arbeitnehmer*innen, die von zu Hause im Homeoffice arbeiten, sind im Vergleich zu den Leuten vor Ort praktisch unsichtbar. Wem es sichtlich schlecht geht, wird eher nach dem Befinden gefragt, als eine Person, die man allenfalls nur 2D auf dem Bildschirm sieht. Es ist daher wichtig, für eine Atmosphäre zu sorgen, in der Beschäftigte im Home Office das Gefühl haben, sie wären genauso sichtbar wie alle anderen. Die ein oder andere Nachfrage hilft oft Wunder. Manche Eckdaten kann man sich gegebenenfalls auch mal notieren. So ist eine Person, die am Vortag eine Beerdigung besucht hat, vielleicht wesentlich sensibler oder weniger produktiv als normalerweise. Rücksicht kann man einfordern, schöner ist es aber, wenn sie freiwillig gegeben wird.

3. Die Kommunikation steht im Vordergrund

Wer von zu Hause im Homeoffice arbeitet, erlebt nicht die kleinen, aber wichtigen Begegnungen zwischen Meetingraum und Büroküche. Ob beim Essen von Donuts, die ein Geburtstagskind vorbeigebracht hat, oder beim gemeinsamen Nörgeln über nicht funktionierende Technik – der soziale Klebstoff von Unternehmen ist niemals zu unterschätzen. Ohne diesen Austausch fühlen sich Arbeitnehmer*innen im Home Office schnell isoliert und vom Geschehen ausgegrenzt.

Die Lösung:

Um die Kommunikation unter Kolleg*innen im Home Office konstruktiv zu fördern, können beispielsweise virtuelle Kaffeepausen (via Videokonferenz) veranstaltet werden. Hier können Beschäftigte ganz entspannt über den nächsten Urlaub quatschen oder über das Buch, das man immer schon mal lesen wollte. Aufmerksame Nachfragen helfen zusätzlich immens, um ein Zusammengehörigkeitsgefühl zu stärken – und Vertrauen zu stiften. Führungskräfte, die einem zuhören und aus Interesse nochmal nachhaken, gelten nämlich wesentlich vertrauenswürdiger als jene, die sich nur oberflächlich mit dem Gesagten auseinandersetzen. Na, wer hätte das gedacht?

Wichtig: Alle Gespräche sollten außerdem immer auf Augenhöhe passieren.

4.  Freiheit, Freiheit über Alles

Wie bereits oben erwähnt, zählt ein angeblicher Kontrollverlust zu den größten Ängsten von Führungskräften, wenn’s ums Home Office Jobs geht. Dabei ist diese Kontrolle objektiv betrachtet sowieso nur Illusion, denn auch vor Ort wissen Arbeitgeber*innen nicht, ob Beschäftigte gerade auf Instagram surfen oder doch eine wichtige E-Mail checken. Umso wichtiger ist es daher, diese Angst aktiv zu ignorieren. Nur wie?

Die Lösung:

Just let it go! Egal wie groß die Versuchung sein mag, schon wieder bei den Mitarbeitenden im Homeoffice nachzuhaken, ob das Projekt nun “vorankommt” oder ob die Deadline eingehalten werden kann – konstruktiv ist es nicht. Arbeitnehmer*innen im Homeoffice sollte stattdessen eine umfassende Freiheit eingeräumt werden, und das vom Ende her. Immerhin geht es ja nicht darum, den Weg zum Ziel zu bewerten, sondern die finalen Ergebnisse. Dafür sorgen kollaborative Projektplattformen, klare Briefings und eindeutig kommunizierte Deadlines.

Sicherlich ist ein Blick auf die Uhr hier und da sinnvoll. Wer aber mit der Stoppuhr virtuell neben den Beschäftigten im Homeoffice steht und jede Arbeitsleistung mit dem Minutenzeiger prüft, wird sich schnell umsehen – unnötiger zeitlicher Stress sorgt nämlich für rapide Unzufriedenheit.

5. Ein ehrliches Lob fürs Homeoffice ist goldwert

Zwar kommen Lob und Wertschätzung statistisch bereits im “normalen” Büroalltag zu kurz, allerdings lassen sie sich hier wesentlich einfacher realisieren als im Homeoffice. Umso wichtiger ist es daher, dass Führungskräfte großzügiger die Leistung ihrer Angestellten anerkennen und wertschätzen. Auch ein “Danke” hier und da erzielt schon einen positiven Effekt bei Arbeitnehmer*innen.

Die Lösung:

Eine kurze, aber ehrliche Rückmeldung für Mitarbeitende im Homeoffice genügt oft schon, ein “Toll gemacht” oder virtueller Applaus im nächsten Meeting. Wichtig ist nur, dass es ernst gemeint ist und im richtigen Kontext steht. Ein “Danke” für ein lange zurückliegendes Projekt besitzt beispielsweise so gut wie gar keine Wertigkeit mehr. In der Hierarchie steht ein telefonisches Lob übrigens wesentlich höher als ein zwinkernder Smiley im Unternehmenschat.

Wichtig: Studien beweisen, dass ein positives und wohlmeinendes Feedback für einen regelrechten Motivationsschub sorgen kann und Arbeitnehmer*innen nicht nur ins Scheinwerferlicht rückt, sondern zusätzlich ihre Ambitionen anstachelt.

6. Transparenz im Home Office: Pflicht!

Um einer anderen Person entsprechend vertrauen zu können, muss man ihre Absichten verstehen können, ihre Beweggründe. Dafür bedarf es einer transparenten Kommunikation. Wie sehen die nächsten Etappen aus, was ist die eigentliche Motivation und was das große Ganze? Eine transparente Arbeitskultur ist für alle Arbeitnehmer*innen wichtig, aber insbesondere für Beschäftigte im Homeoffice. Wie soll sich jemand für etwas begeistern können, wenn niemand weiß, wohin die Reise geht? 

Die Lösung:

Mut zur Transparenz bedeutet: Kein Blatt vor den Mund nehmen. Probleme thematisieren ohne sie schönzureden. Ein Problem kann auch schlicht ein Problem sein – nicht eine Herausforderung. Auch ein toxischer Optimismus kann sich negativ auf die Stimmung der Mitarbeitenden im Homeoffice auswirken. Wer nämlich gerade Kinder und Haushalt neben dem Vollzeitjob jongliert, hat weder Zeit, noch Nerven für leere Phrasen. Eine klare und unsentimentale Ansage kann da stattdessen für Abhilfe sorgen.

Wichtig: Eine Geheimhaltung wie beim FBI ist in den seltensten Fällen für Mitarbeitende im Homeoffice notwendig. Im Gegenteil. Geheimnisse sorgen oftmals für unplausible Gerüchte und emotionsgesteuertes Hörensagen und dies wiederum schafft eine gefährliche Arbeitsgrundlage – besonders für all jene, die nicht vor Ort, sondern im Home Office arbeiten.

Fazit

Übermäßiger Kontrolldrang, Mikromanagement und Misstrauen führt vor allen Dingen im Home Office zu einem schlechten Arbeitsklima. Dabei ist es wie gesagt nachweislich gar nicht so das die Anwesenheit von Beschäftigten Produktivität oder Performance beeinträchtigt.

Um eine lebendige Vertrauenskultur zu schaffen müssen Mitarbeiter nicht präsent sein. Um als Führungskräfte auf Augenhöhe zu kommunizieren, stellen sie sich hierzu die Frage ob es regelmäßige Feedbackrunden oder formlose und ungezwungene Gespräche gibt, in denen sich unter anderem auch Vorgesetzte von ihrer nahbaren Seite zeigen? Wichtig ist es hierbei auch darauf zu achten welche Werte bei der Kommunikation einfließen. So sollten Transparenz, Fairness und Freundlichkeit eine genauso große Rolle spielen wie Großzügigkeit und Hilfsbereitschaft.

Wenn man unseren Lösungsansätzen folgt und klar Erwartungen kommuniziert, auf die Bedürfnisse von Mitarbeitern achtet, regelmäßig kommuniziert, Mitarbeitern Freiheiten lässt, ehrliche Rückmeldungen gibt und Transparent arbeitet, kann man dem angelernten Misstrauen gegenüber Beschäftigten ganz einfach entgegen arbeiten.