Unzuverlässige Mitarbeiter: Tipps zu Kündigung und Gespräch

Unzuverlässige Mitarbeitende vernachlässigen ihre Pflichten. Das kann nicht nur Nerven kosten, sondern schlimmstenfalls auch Geld. Nicht immer braucht es in diesem Fall aber eine Kündigung. Die meisten Probleme lassen sich mit einem klärenden Gespräch aus der Welt schaffen. Was Ursachen für Unzuverlässigkeit sein können, wie Sie sie erkennen und was Sie tun können, wenn selbst das Gespräch nicht mehr ausreicht, lesen Sie hier.

Arbeitnehmer erfüllt Anforderungen nicht – oder?

Unzuverlässigkeit lässt sich schlecht definieren. Hierbei müssen Sie besonders zwischen Ihrer subjektiven und einer objektiven Begriffserklärung unterscheiden. Bevor es also darum geht, ob der Mitarbeitende unzuverlässig ist, gilt es herauszufinden, wann eine arbeitsrechtliche Vernachlässigung der Pflichten besteht, damit Sie weitere Schritte einleiten können.

Das Landesarbeitsgericht Düsseldorf beschäftigte sich bereits sehr früh mit diesem Thema. Im Jahr 1990 definierte es, wann eine Kündigung eines unzuverlässigen Mitarbeitenden rechtens ist.
Demnach liegt eine Verletzung des Arbeitsvertrags nur dann vor, wenn der Mitarbeitende seine Pflichten nicht oder nicht vollständig erfüllt. Diese müssen aber klar

• im Arbeitsvertrag,
• durch Ihr Weisungsrecht
• oder Einzelanweisungen

definiert werden.

Das bedeutet, dass Sie die Pflichten und Tätigkeiten des Mitarbeitenden mit ihm abzuklären haben – im besten Fall, bevor er seinen neuen Job bei Ihnen antritt. Halten Sie dies besser schriftlich fest.

Die folgende Tabelle zeigt, aus welchen Gründen eine verhaltensbedingte Kündigung wegen Unzuverlässigkeit rechtens ist:

Natürlich kommt es bekanntlich auf den Einzelfall an, doch diese Tabelle soll Ihnen bereits einen ersten Überblick über rechtliche Gründe einer bestehenden Unzuverlässigkeit geben.

Sie sollten sich also Folgendes fragen:

• Ist der Mitarbeitende wirklich unzuverlässig oder sehe ich es etwas zu streng?
• Wie definiere ich selbst Unzuverlässigkeit?
• Kann ich etwas gegen die Unzuverlässigkeit meines Mitarbeitenden tun?
• Woran könnte es liegen, dass der Mitarbeitende so handelt?

Vorsicht! Meist tendieren Arbeitgebende dazu, in stressigen Situationen Aufgaben zu verteilen und Arbeitnehmende blindlings loslaufen zu lassen. Am Ende empfinden es Abteilungsleitende als Unzuverlässigkeit, wenn die Aufgabe nicht in deren Interesse erfüllt wurde. Definieren Sie also immer, welches Ergebnis Sie für sich erwarten. Je mehr Sie erklären und klar definieren, desto besser kann Ihre Team Aufgaben erfüllen.

Umgang mit unzuverlässigen Mitarbeitern

Für viele Arbeitgebende ist es schwer, mit unzuverlässigen Mitarbeitenden umzugehen. Meist stecken so viele unterschiedliche Gründe hinter der vermeintlichen „Unzuverlässigkeit“, die es erst einmal gilt herauszufinden.

Ihr Mitarbeitender ist vermutlich unzuverlässig, wenn er:

• sich oft beschwert und keine Lösungsvorschläge nennt
• mit seiner schlechten Laune und Unzufriedenheit bereits beginnt, andere im Team anzustecken und herunterzuziehen
• keine Aufgaben mehr erfüllt und sprichwörtlich macht, was er will
• er sich aufmüpfig verhält und das Betriebsklima vergiftet

Diese Punkte entstehen aber nicht von heute auf morgen. Vielmehr sind sie das Ergebnis einer langen Reise. Der Mitarbeitende ist mit großer Wahrscheinlichkeit schon länger unzufrieden und wird dadurch unzuverlässig.

Erste Anzeichen erkennen Sie häufig daran, dass der Mitarbeitende auf einmal häufiger zu spät kommt und/oder regelmäßig krank ist. Sprechen Sie am besten direkt bei den ersten Anzeichen mit ihm bzw. ihr, um das Problem frühzeitig aus der Welt zu schaffen.

Gründe für Unzuverlässigkeit

Bevor Sie aber nun die Kündigung formulieren wollen, sollten Sie ein Gespräch mit ihm bzw. ihr suchen. Dabei ist es wichtig, herauszufinden, warum der Mitarbeitende unzuverlässig ist. Der Grund kann Ihre Chance sein, der Unzuverlässigkeit schnell den Garaus zu machen.

Auch hier haben wir wieder einige Fragen vorbereitet, die Sie sich stellen sollten:

• Ist der Mitarbeitende bereits seit seiner Einstellung unzuverlässig?
• Hat der Mitarbeitende persönliche Probleme, die vor Kurzem aufgetaucht sind?
• Empfinden ihn auch andere aus dem Team als unzuverlässig?
• Wurde er bzw. sie vor Kurzem versetzt oder hat er bzw. sie andere Aufgabenbereiche zugeteilt bekommen?

Natürlich gibt es noch mehr Probleme für unzuverlässige Mitarbeitende, aber diese Fragen sollen Ihnen helfen, dem Kern des Ganzen näher zu kommen.

Sollte der Arbeitnehmende bereits seit seiner Einstellung unzuverlässig sein, müssen Sie sich über Ihren Bewerbungsprozess Gedanken machen. Wie konnte es passieren, dass Sie einen Mitarbeitenden eingestellt haben, der nicht den Vorstellungen und den Aufgaben entspricht und wie können Sie das in Zukunft vermeiden?

Ist die Unzuverlässigkeit aber erst seit Kurzem zu spüren, sollte ein Gespräch hier wahre Wunder wirken. Vielleicht ist der Mitarbeitende mit neuen Aufgaben überfordert, vielleicht ist er in ein neues Team versetzt worden, vielleicht hat er einen persönlichen Schicksalsschlag erlebt, der ihn jetzt dazu zwingt, sich nicht an Arbeitszeiten zu halten.

In jedem dieser Fälle sollten Sie direkt ein Gespräch mit dem Mitarbeitenden suchen!

Ein Gespräch hilft bei unzuverlässigen Mitarbeitern

Bevor Sie ein Gespräch mit Ihrem Mitarbeitenden führen, sollten Sie sich gründlich vorbereiten. Dabei sollten Sie aber keinesfalls beim Team des betroffenen Mitarbeitenden Informationen einholen. Das sorgt nur für Gerede und stört das Arbeitsklima.

Fragen Sie sich vielmehr, ob Sie an der Situation mitverantwortlich sind. Haben Sie ihn bzw. sie damals schon unzufrieden eingestellt? Haben Sie ihn bzw. sie versetzt und vor vollendete Tatsachen gesetzt? Ist der Mitarbeitende seit einem Gespräch, das Sie mit ihm bzw. ihr geführt haben, unzuverlässig? Welche Bedürfnisse hat er bzw. sie? Welche Ziele hat er bzw. sie in Ihrem Unternehmen und was haben Sie getan, um diese zu erfüllen?

Das sind nur einige Fragen, die Sie sich im Vorfeld fragen sollten. Sobald es dann ans Gespräch geht, sollten Sie vor allem folgende Punkte beachten:

• Bereiten Sie sich gut vor und nehmen Sie Ihre Notizen mit. Der Mitarbeitende soll sehen, dass Sie sich bestens vorbereitet haben und Ihnen das Gespräch und die Zeit mit ihm bzw. ihr wichtig ist.
• Beginnen Sie das Gespräch positiv. Erzählen Sie von erfolgreichen Episoden, die Sie mit dem Mitarbeitenden erlebt haben oder die Sie vom Team gehört haben.
• Vermeiden Sie in jedem Fall Sätze, die mit „Sie“ anfangen. Sagen Sie nicht: „Sie sind xy und machen xy nicht.“ Fangen Sie Sätze stattdessen unbedingt mit „Ich“ an. Beginnen Sie mit: „Ich sehe, dass Sie in letzter Zeit abgelenkt sind.“ Oder: „Ich habe um dieses Gespräch gebeten, damit wir das Problem gemeinsam lösen.“ Das Unternehmer-Magazin Impulse hat dazu einen guten Artikel veröffentlicht, der sich mit Konfliktgesprächen beschäftigt.
• Natürlich können Sie auch eigene Lösungen am Ende des Gesprächs anbieten. Jedoch ist es gut, wenn Sie den Mitarbeitenden fragen, was er bzw. sie für eine gute Lösung hält. Vielleicht braucht er bzw. sie einen Monat frei, um sich um sein bzw. ihr familiäres Problem zu kümmern. Können Sie ihm bzw. ihr unbezahlten Urlaub anbieten? Kann er bzw. sie von Zuhause aus mit verminderten Stunden arbeiten und Sie stellen einen Laptop?
• Lassen Sie Ihren Mitarbeitenden ausreden. Fragen Sie, wie er bzw. sie die Situation sieht.
• Äußern Sie sich unbedingt offen und verständlich. Erklären Sie ganz klar, was das Ziel des Gesprächs sein sollte und überlegen Sie gemeinsam, wie Sie dorthin gelangen können.
• Beharren Sie nicht auf Ihrem Recht und Ihrer Meinung. Stecken Sie auch einmal zurück.

Der Umgang mit unzuverlässigen Mitarbeitenden ist schwierig, die Situation muss aber geklärt werden, denn der Mitarbeitende stört das Arbeitsklima. Machen Sie das dem Mitarbeitenden klar – jedoch sollten Sie dabei nicht bedrohlich wirken.

Fehlende Wertschätzung und Anerkennung sind die häufigsten Gründe für Unzufriedenheit bei Mitarbeitenden. Ein halbjährliches Feedbackgespräch kann hier Abhilfe schaffen und unzuverlässige Mitarbeitende wieder motivieren.

Unzuverlässige Mitarbeiter kündigen

Wenn das Gespräch keine Früchte getragen hat, ist es manchmal das Beste, sich zu trennen. Der Mitarbeitende hält sich nicht an Arbeitszeiten und das auch nach mehreren Gesprächen nicht? Wenn Sie keine Lösung finden können, ist eine Kündigung meist unausweichlich.

Aber auch hier gilt es, im Umgang mit unzuverlässigen Mitarbeitenden einiges zu beachten. Bevor Sie Ihren Mitarbeitenden kündigen, sollten Sie eine Abmahnung vorausgehen lassen. Das liegt darin begründet, dass Sie eine verhaltensbedingte Kündigung aussprechen müssen. Diese Art der Kündigung ist vor Gericht nur sehr schwierig zu rechtfertigen. Damit Ihre Kündigung auch dann noch Bestand hat und Sie einem eventuellen negativen Gerichtsverfahren entgehen, sollten Sie im ersten Schritt Beweise sammeln.

Gibt es beispielsweise E-Mails von Kunden, die sich über den Mitarbeitenden beschwert haben? Gibt es Kollegen, die bezeugen können, dass der Mitarbeitende sich nicht an Arbeitszeiten hält?

Danach sollten Sie eine Abmahnung schreiben. Diese muss Folgendes enthalten:

• Sie müssen das zu abmahnende Verhalten genau beschreiben. Es reicht nicht aus, Gründe wie „mangelnde Arbeitsbereitschaft“ oder „Unzuverlässigkeit“ zu nennen.
• Schildern Sie das unzuverlässige Verhalten möglichst genau. Vergessen Sie nicht das Datum und die Uhrzeit.
• Weisen Sie auf die Folgen einer Wiederholung des Verhaltens hin.

Die Abmahnung soll jedoch keinesfalls drohend wirken, sondern vielmehr dazu führen, das Verhalten zu ändern.

Der Arbeitnehmende erfüllt Ihre Anforderungen nicht? Das ist kein Grund für eine verhaltensbedingte Abmahnung. Stattdessen kann es zu einer Abmahnung führen, wenn ein Arbeitnehmender den Urlaub antritt oder verlängert, ohne dass dieser genehmigt wurde.

Extremes Verhalten müssen Sie jedoch nicht abmahnen. Provoziert ein Mitarbeitender eine Schlägerei während der Arbeitszeit im Betrieb, können Sie den unzuverlässigen Arbeitnehmenden direkt kündigen.

Unzuverlässige Mitarbeitende zu kündigen, ist eine sehr komplizierte Angelegenheit. Sie sollten daher bei jedweden Fragen einen Anwalt hinzuziehen. Bei verhaltensbedingten Kündigungen gibt es keine Regeln – es kommt vielmehr auf den Einzelfall an. Dabei ist es wichtig, wie lange der Arbeitnehmende schon im Unternehmen arbeitet und welches familiäre Umfeld er bzw. sie besitzt. So haben Gerichte meist für den Arbeitnehmenden entschieden, wenn er bzw. sie schon lange im Unternehmen ist. In diesem Falle gehen Gerichte davon aus, dass Arbeitgebende ihm kleinere Fehltritte verzeihen sollten.

Sollte der Arbeitnehmende die Anforderungen nicht oder nicht richtig erfüllen, ist das nur bedingt ein Kündigungsgrund. In diesem Fall müssen Sie dem Gericht beweisen können, dass der Arbeitnehmende seine volle Leistungsfähigkeit nicht ausschöpft. Sollten Sie also unzuverlässige Mitarbeitende kündigen wollen, weil Sie mit der Leistung unzufrieden sind, wird das schwierig. Auch hier raten wir erneut zu einem Anwalt.

Mehr Informationen rund um das Thema Kündigung finden Sie an anderer Stelle in unserem Blog.

Arbeitszeugnis für unzuverlässige Mitarbeiter

Der Mitarbeitende wurde gekündigt und verlangt jetzt nach einem Arbeitszeugnis. Wichtig zu wissen, ist hier, dass Sie schlechten Leistungen nicht konkretisieren dürfen. Soll das Arbeitszeugnis schlechter als der Note 3 entsprechen, müssen Sie die Vorwürfe am Ende auch beweisen können.

Verwenden Sie am besten Wörter wie „in der Regel“, „im Allgemeinen“ oder „ausreichend“. Auch Phrasen wie „im Großen und Ganzen“ oder „bemühte sich“ sind ein Code für unzuverlässige Mitarbeitende. Das Arbeitszeugnis kann dann Sätze enthalten wie:

• Die Leistungen von Herrn xy waren in der Regel ausreichend.
• Ihre Fachkompetenz war im Allgemeinen zufriedenstellend.
• Er entsprach im Großen und Ganzen den Erwartungen.
• Sie bemühte sich, die Arbeitsfähigkeit ihrer Position zu gewährleisten.
• Er hat zufriedenstellend gearbeitet.

Wenn Sie vorhaben, ein solches Arbeitszeugnis für einen unzuverlässigen Mitarbeitenden zu verfassen, sollten Sie unbedingt Bescheinigungen und Beweise zurücklegen. Auch E-Mails oder Gesprächsnotizen können hier helfen.