Onboarding im Home Office: So gelingt die digitale Einarbeitung

Der erste Berührungspunkt, eine erste Lektion

Die Corona-Pandemie hat es uns deutlich vor Augen geführt: progressive Arbeitgeber*innen kommen künftig um ein dynamisch gestaltetes Home Office Angebot nicht mehr herum. Ob nur für begrenzte Zeiträume, vereinzelte Mitarbeiter*innen oder als ein hybrides Modell mit fixen Tagen – die Zukunft der Arbeit ist zwar nicht immer remote, dafür aber grundsätzlich flexibel. Für Unternehmen (und hier insbesondere: Personaler*innen und Führungskräfte) bedeutet dies allerdings auch, bestehende Onboarding-Strukturen neu zu denken, im Zweifelsfall sogar komplett zu reformieren. So können in Zukunft neue Arbeitnehmer*innen direkt fürs Home Office akquiriert und gehired werden. Das Merch-Notizbuch mit Kugelschreiber und ein erstes “Hallo” in der Büroküche reichen somit leider nicht mehr aus. Andererseits: Tat es das je? 

Heutzutage basiert ein gut durchdachtes Onboarding auf klar umrissenen Strukturen, einer leicht zu bewältigenden To-Do-Liste für alle Beteiligten – und ganz viel Aufmerksamkeit für die neue Person in den eigenen Reihen. Und das sollte auf allen Ebenen klar sein: von der Führungsetage bis zur Personalabteilung. Ein positiv wahrgenommenes Onboarding kann nämlich für höhere Zufriedenheit bei Angestellten sorgen, zusätzlich die Produktivität ankurbeln und Arbeitnehmer*innen von Tag 1 an umfassend in Team und Unternehmen integrieren – selbst dann, wenn die Beschäftigten dauerhaft von zu Hause im Home Office arbeiten.

Nur noch eine Kleinigkeit vorab

Ob nun die richtige Vorstellung neuer Mitarbeiter*innen in großer Runde, empfehlenswerte Onboarding Software oder notwendige Onboarding Prozesse hinter den Kulissen – bevor wir uns tiefer mit der Materie und den vielen Fragen zum Thema Onboarding im Home Office beschäftigen können, müssen wir erstmal sicherstellen, dass wir alle das gleiche meinen sobald wir über “Onboarding” sprechen. Hierfür wollen wir zuerst die Definition des Wortes “Onboarding” sowie das dahinter steckenden Konzept klären, bevor wir uns anschließend um die Vorzüge des Onboardings kümmern. Los geht’s!

Die Definition von Onboarding

Das Wort ist nicht erst seit der Einführung der Home Office Pflicht 2021 in aller Munde. Was aber heißt das, Onboarding? Deutsch übersetzt: “an Bord nehmen”, bezeichnet der Begriff die Integration einzelner Mitarbeiter*innen in eine bestimmte Abteilung bzw. einen dezidierten Arbeitsbereich. Im Idealfall läuft in einem Unternehmen dieses An-Bord-Nehmen bereits systematisch ab und beinhaltet diverse Zwischenschritte auf fachlicher, technischer, aber auch sozialer und unternehmenskultureller Ebene.

Offiziell beginnt die sogenannte “Onboarding-Phase” mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages, also: nach einem erfolgreichen Bewerbungsprozess. Und wann endet der Onboarding Prozess? Das entscheiden in der Regel die jeweiligen Stakeholder*innen. Oft ist das Onboarding schon nach wenigen Wochen abgeschlossen, kann aber oftmals auch bis zum Abschluss der Probezeit andauern. Am Ende entscheiden Arbeitgeber*innen selbst über den Einarbeitungsplan neuer Mitarbeiter*innen.

Warum lohnt sich der Onboarding Prozess?

Ob eine Einarbeitung für neue Mitarbeitende nun vor Ort stattfindet oder “nur” virtuell im Homeoffice macht zuerst einmal keinen wesentlichen Unterschied. Ein gut strukturiertes Onboarding rückt Arbeitnehmer*innen in jedem Fall in den absoluten Fokus. Das wird grundsätzlich als wertschätzend wahrgenommen, sorgt für Respekt auf beiden Seiten und sogar für Zufriedenheit. Wer von Anfang an gleichermaßen von Kolleg*innen und Führungskräften wahrgenommen wird, findet in der Regel schneller Anschluss und kann somit auch eine festere Bindung zum Unternehmen aufbauen. 

Eine ausgeprägte Willkommenskultur fördert aber außerdem die Produktivität durch psychologische Sicherheit: Die eine Kollegin, die beim ersten Meeting einen auflockernden Witz gemacht hat, ist vielleicht gleich die richtige Ansprechperson für ein Problem; der Kollege, der einem die Software minutiös bis in die letzte Funktion erklärt, kann später vielleicht als guter Sparringspartner dienen? Gerade in der Anfangsphase ist es von entscheidender Bedeutung, Kontakte zu finden, denen man auch vertrauen kann.

Weitere Vorzüge des Onboardings im Home Office auf einen Blick:

• Führungskräfte, Recruiter*innen und Personaler*innen, Vorgesetzte und Kolleg*innen: Alle wissen beim Onboarding Prozess ganz genau, was zu tun ist. Wer kompetent ist, strahlt Sicherheit aus und das wiederum sorgt für zusätzliches Vertrauen.
• Ein gut strukturierter Einarbeitungsplan neuer Mitarbeiter*innen reduziert drastisch Fluktuationen, senkt Recruiting-Kosten und vermittelt neuen Beschäftigten das Gefühl, sich für den richtigen Job entschieden zu haben.
• Ein aktives Onboarding mit konkreten To-Do-Listen hat in der Regel einen positiven Einfluss auf das Unternehmensimage. Wer an verschiedene Eventualitäten denkt, das eigene Produkt oder die Serviceleistung seinen Mitarbeitenden näher – ja, vielleicht sogar bis ans Herz – bringen kann und dabei authentisch bleibt, heimst sich definitiv gute Bewertungen von seinen Arbeitnehmer*innen ein. Und das wiederum fördert die Unternehmenskultur nachhaltig.
• Hat ein neues Teammitglied erfolgreich den Onboarding Prozess durchlaufen und stellt sich keine Fragen mehr? Glückwunsch! Das erhöht auch die Motivation der übrigen Beschäftigten im Team.

Das Pre-Boarding: Der erste Schritt fürs Onboarding im Home Office

Ein neuer Arbeitsvertrag wurde unterschrieben? Toll! Jetzt beginnt die sogenannte “Pre-Boarding-Phase” – die Zeit zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag. Und die kann bekanntermaßen ja manchmal ganz schön lange dauern. Sei es wegen Vertragsmodalitäten, Kündigungsfristen oder vorher geplanten Urlaubstagen. Was also tun, um den Kontakt zu den neuen Mitarbeiter*innen konstant stabil zu halten – insbesondere, wenn diese regelmäßig oder zumindest anfänglich im Home Office arbeiten werden? Nun, wie wäre es mit Willkommenskarten (ja, postalisch! That’s still a thing!) oder Onboarding E-Mails, die entweder die technischen Vorlieben der neuen Mitarbeitenden ermitteln (Apple, Windows, Linux?) oder mögliche Benefits abfragen. Gibt es vielleicht wichtige Informationen, die vor Beginn des ersten Arbeitstages geklärt werden sollten – wie die Steueridentifikationsnummer oder Sozialversicherung? Vielleicht können neue Teammitglieder bereits selbstständig Fotos von sich im Personalsystem hochladen oder kleine Begrüßungstexte verfassen, die am ersten Tag via Chat oder Unternehmens-Newsletter verschickt werden?

Gleichzeitig kann sich die Personalabteilung um den Einarbeitungsplan neuer Mitarbeiter*innen kümmern. Müssen Arbeitsmaterialien bestellt werden? Gibt es ein Paten-/ Buddy-System im Unternehmen? Jetzt ist genug Zeit, sich all diese offenen Punkte mal zur Brust zu nehmen.

Die Pre-Boarding-Phase – leicht remote zu lösen

Dieser Teil des Onboarding Prozesses ist grundsätzlich prädestiniert dazu, remote gelöst zu werden und kommt Arbeitnehmer*innen im Home Office sehr entgegen. Immerhin wären die neuen Teammitglieder vor dem ersten Arbeitstag sowieso noch nicht vor Ort im Büro. Nichtsdestotrotz ergeben sich in der Pre-Boarding-Phase einige Fragen, die für alle Beteiligten zufriedenstellend beantwortet werden sollten: 

• Wie gelangen neue Mitarbeiter*innen im Home Office an ihre Arbeitsmaterialien (wie Laptop, Bildschirm oder ähnliches)? Ist es möglich, zeitnah einen Kurierservice mit der Lieferung technischer Geräte zu beauftragen?

• Sieht der Onboarding Prozess für remote Employees vor, den Arbeitsplatz selbstständig zu Hause aufzubauen oder benötigen neue Arbeitnehmer*innen externe Hilfe für die Installation ihres Home Office Arbeitsplatzes?
• Stichwort: Technisches Equipment. Verfügen die neuen Teammitglieder über einen stabilen Internetzugang (hier zählt die richtige Bandbreite), benötigen sie für ihre Arbeit im Homeoffice eventuell ein Diensthandy oder einen Scanner/ Drucker?

Mehr als nur das Notwendige: Zeitgemäßes, digitales Onboarding

In der Pre-Boarding-Phase geht es nicht nur um technische Lösungen und formale Anforderungen. Soziale und emotionale Komponenten sind hierbei mindestens genauso wichtig. Während also Arbeitnehmer*innen vor Ort vielleicht einen hübschen Blumenstrauß inklusiver einer Willkommensmappe am Arbeitstisch vorfinden, sollte auch der Onboarding Prozess für remote Employees ein entsprechendes Äquivalent finden. So können Blumen ja auch nach Hause geliefert werden – ebenso wie kleine Überraschungspakete mit Merchandise, Einladungen zu Teamevents oder Hinweise zu digitalen Meetings und Weiterbildungen, für die sich neue Beschäftigte vielleicht schon vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn interessieren könnten. Wer schon im Vorfeld gut zugehört (oder sich die richtigen Notizen gemacht) hat, weiß möglicherweise schon sehr gut, wofür das neue Teammitglied brennt. Eine kleine, wertschätzende Geste noch vor dem eigentlichen Berufsstart sorgt gerade bei Arbeitnehmer*innen im Homeoffice jedenfalls für einen richtigen Motivationsschub.

Eine einzige E-Mail sagt mehr als tausend Meetings

Apropos “wertschätzende Gesten” – insbesondere eine Sache sollte beim Pre-Boarding für neue Home Office Teammitglieder definitiv nicht fehlen: Eine Willkommens-E-Mail. Diese sollte einerseits das Gefühl vermitteln, dass sich das Unternehmen über diesen neuen Teamzuwachs ehrlich freut, andererseits sollte diese Mail auch eine Art digitale “Onboarding Checkliste” für den ersten offiziellen Arbeitstag kommunizieren. So muss der Person im Home Office unter anderem bekannt sein, 

• wer die jeweiligen Ansprechpartner*innen sind
• wann und auf welche Weise das technische Equipment fürs Home Office eintrifft
• welche Meetings zuerst anstehen und mit wem
• wie die Zugänge zu den wichtigsten Plattformen und Tools lauten
• wie die Zeiterfassung und Urlaubsanträge funktionieren
• wie sich Teammitglieder krank melden können.

Ist dies alles auf respektvolle und leicht verständliche Weise passiert, kann es mit dem eigentlichen Onboarding Prozess losgehen. Und zwar direkt am ersten offiziellen Arbeitstag.

Der erste Arbeitstag im Home Office

Okay, das ist er also, der erste Arbeitstag für die neuen Beschäftigten im Home Office. Anfänglich mag es noch ungewohnt sein, die neuen Gesichter nicht persönlich in den eigenen Räumlichkeiten begrüßen zu können. Aber im Grunde ist nichts wirklich anders. Statt eines echten Meetings gibt’s ein virtuelles (vorzugsweise unter Einsatz der Webcam); hier lässt sich der Fahrplan bzw. der Onboarding Prozess 1:1 durchgehen. Sind alle Punkte klar? Gibt es noch Fragen? Eine Tabelle mit Bildern und Namen oder der Zugang zu einem Personal-Tool mit allen Angestellten sind an dieser Stelle hilfreich.

Auch die sogenannten “ungeschriebenen Gesetze” des Unternehmens sollten jetzt zur Sprache kommen: Wie läuft die Kommunikation untereinander, welche Arbeitszeiten sind für die Beschäftigten im Home Office relevant, gibt es besondere Mittagszeiten? Alles, was nicht schon in der Willkommens-E-Mail angesprochen wurde, kann jetzt definitiv diskutiert werden – authentisch, persönlich und in jedem Fall: nahbar. 

Und wo wir schon bei Nahbarkeit sind: Gerade für Beschäftigte im Home Office ist es wichtig, das richtige Gefühl für alle Ansprechpartner*innen und Kolleg*innen zu bekommen. Hier helfen beispielsweise direkt vereinbarte Calls und Meetings mit den jeweiligen Stakeholder*innen – ungezwungen und ohne Agenda. Am ersten Arbeitstag warten ohnehin schon so viele neue Eindrücke, sodass ein To-Do-Bombardement wirklich absolut nicht notwendig ist. Auch virtuell im Home Office nicht, nein.

Die richtige technische Ausstattung fürs Home Office

Digitales Arbeiten im Homeoffice ohne die richtige Technik? Unmöglich! Es gehört nicht einfach nur zum guten Ton, allen Arbeitnehmer*innen die richtige (wenn nicht sogar die bestmögliche) Technik bereitzustellen; es ist für den Onboarding Prozess für remote Employees eine unverzichtbare Notwendigkeit. 

Wichtig: Es sollte bereits vor dem ersten Arbeitstag im Home Office geklärt werden, welche Hardware und Software von den jeweiligen Mitarbeiter*innen benötigt wird. Dazu können unter anderem folgende Dinge zählen: 

• Laptops, Smartphones und sonstige technische Geräte (wie Scanner/ Drucker)
• Gegebenenfalls Software für Bildbearbeitung, Textverarbeitung, Berechnungen sowie Tools und Zugänge für Videokonferenzen, virtuelle Meetings und unternehmensinterne Chats
• Eine VPN-Verbindung sowie Zugänge zu Servern oder Cloud-Plattformen.

Technischer Support für remote Work

Selbst Digital Natives und alte Hasen im Tech-Biz können manchmal von den vielen technischen Details, Tricks und Herausforderungen überwältigt sein und brauchen Hilfe. Das gilt erst recht für die neuen Teammitglieder im Home Office. Gibt es eine Ansprechperson für technische Fragen im Unternehmen? Super! Sie darf in der Vorstellung neuer Mitarbeiter*innen auf gar keinen Fall fehlen. Ebenso wenig wie die Präsentation eines Ticket-Systems für IT- und Tech-Support, falls dieses existiert.

Nicht vergessen in der Onboarding Checkliste: Die soziale Integration, auch im Home Office!

Die Arbeit im Home Office stellt viele Führungskräfte, Vorgesetzte und Personaler*innen vor eine große Herausforderung: die soziale Integration. Wie bekomme ich meine remote arbeitenden Beschäftigten richtig in die jeweiligen Teams integriert? Was kann ich tun, damit sie sich wohlfühlen – und das vorzugsweise auch auf lange Sicht? Nun, eine Lösung für dieses Problem kann sich schlicht und einfach dadurch ergeben, dass die neuen Mitarbeitenden ganz direkt dazu befragt werden. Manchmal kann schon ein anfänglich eingeholtes Feedback die Hürden aus dem Weg räumen, die eine langfristige Isolation begünstigen. Bevorzugen die neuen Beschäftigten eher einen Teamchat, der neben beruflichen Inhalten auch private oder alltägliche Informationen beinhaltet (besonders beliebt: GIFs zur Motivationssteigerung, Bilder von Haustieren in den wohl unmöglichsten Situationen oder absurde Anekdoten aus dem eigenen Leben, solange sie in den Kontext passen).

Oder interessieren sich die neuen Arbeitnehmer*innen im Home Office eher für eine Art virtuelles “Patenprogramm”, durch das sie mit erfahrenen Mitarbeitenden “gepaart” werden; diese stehen ihnen dann als Sparringspartner*innen oder Lernhilfen digital und telefonisch zu festgelegten Zeiten zur freien Verfügung? Idealerweise entscheiden sich alle Beteiligten gemeinsam für einen Lösungsansatz. Ob das nun eine Onboarding App ist, die automatisiert die Vorstellung neuer Mitarbeiter*innen leistet, oder Post-Its an den Bildschirmen, welche die Teammitglieder vor Ort im Büro daran erinnern, dass es noch andere Mitarbeiter*innen gibt. Die im Home Office.

Eine weitere Aufgabe fürs Onboarding: Fachwissen auf- und ausbauen

Wissen ist Macht, heißt es. Ok, damit lässt sich sicher etwas anfangen. Insbesondere, wenn es sich dabei um spezifisches Fachwissen handelt, was sowohl Mitarbeiter*innen im Home Office von unschätzbarem Wert und Nutzen ist, als auch dem ganzen Unternehmen. Ausgebildete Fachkräfte sind mit Gold nicht aufzuwiegen. 

Damit sich neue Beschäftige also neues Wissen auf die richtige Weise aneignen oder ihren Wissensstand entsprechend zielstrebig vertiefen können, sollte gerade Arbeitnehmer*innen im Home Office ein Zugang zu virtuellen Weiterbildungsplattformen oder E-Learnings geschaffen werden. Oder soll es dezentraler sein? Dann gäbe es da natürlich die Möglichkeit, eine Art “Unternehmensbibliothek” aufzubauen, die unter anderem virtuelle Seminare (Webinare), Whitepaper oder Ergebnisse von Workshops erfasst, katalogisiert und für alle zugänglich macht. So können Menschen im Home Office aktiv Wissen generieren und verarbeiten. Dies kann dann im Umkehrschluss auch eine direkte Auswirkung auf den Onboarding Prozess haben. Vielleicht sollte nämlich die Onboarding Checkliste mal aktualisiert oder erweitert werden? 

Das virtuelle Onboarding fürs Home Office: Fazit

Ja, digitale Onboarding Prozesse speziell für Beschäftigte im Home Office können schnell zu einer echten Herausforderung für Personaler*innen und Führungskräften werden. Vorausgesetzt – niemand hat sich darauf je vorbereitet. Mit den entsprechenden Vorlaufzeiten unterscheidet sich ein virtueller Einarbeitungsplan neuer Mitarbeiter*innen im Home Office nämlich nur minimal von den herkömmlichen Onboarding Prozessen. Wichtig sind hier wie da Wertschätzung und Respekt, Verbindlichkeit und eine transparente Kommunikation auf Augenhöhe. 

Wenn es darum geht, ein technisches Fingerspitzengefühl für ein reibungsloses und fehlerfreies Onboarding zu entwickeln, dann kann dies oftmals eine Frage des richtigen Investments sein. Hier müssen vor allem tech-fremde Unternehmen besonders aufpassen: Digitale Geschicklichkeit und technisches Know-how sind nämlich auch in einer post-pandemischen Welt mehr denn je gefragt.