Inventur im Einzelhandel – Was muss getan werden?

Mindestens einmal im Jahr müssen sich Unternehmen für ihre Bilanz mit der Bestandsaufnahme ihres Vermögens und ihrer Schulden auseinandersetzen. Dabei handelt es sich um die Inventur, die einfach gesagt das Inventar auflistet. Sie ist ein fester Bestandteil der Buchhaltung. Von der Inventur befreit sind grundsätzlich Einzelkaufleute, die eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung machen und in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 60.000€ Jahresüberschuss aufweisen.

Wichtige Fragen und Regelungen rund um die Inventur werden im Folgenden geklärt.

Wann muss eine Inventur gemacht werden?

Eine Inventur muss laut Handelsgesetzbuch (HBG) mindestens zum Ende des Geschäftsjahres oder aber bei Übernahme oder Neugründung durchgeführt werden. Im Regelfall ist das Ende eines Geschäftsjahres und somit auch der Bilanzstichtag am 31. Dezember. Viele Geschäftsjahre enden jedoch auch etwas später, sodass sich der Stichtag verschiebt. Generell besteht rund um den Bilanzstichtag eine Frist von 10 Tagen davor und danach, zu der die Inventur stehen muss.

Der Zweck der Inventur ist die Selbstkontrolle des Kaufmannes/der Kauffrau und dient gleichzeitig auch den Gläubigern als Schutz.

Welche Inventurverfahren gibt es?

Grundsätzlich unterliegt eine ordnungsgemäße Inventur den folgenden Regeln:

• Vollständigkeit
• Richtigkeit
• Stetigkeit/Kontinuität
• Einzelerfassung bei der Bestandsaufnahme
• Klarheit und Nachprüfbarkeit

Zur Durchsetzung dieser Grundsätze erfordert es einer strukturierten unternehmensinternen Termin- und Personalplanung sowie einen einheitlichen Prozess zur Dokumentation.

Generell wird bei den Inventurverfahren zwischen den zu inventarisierenden Gegenständen unterschieden:

Körperliche Inventur: Bei der körperlichen Inventur werden die materiellen Vermögensgegenstände eines Unternehmens durch die Methoden des Wiegens, Messens und Zählens dokumentiert. Eine Schätzung ist erlaubt, wenn eine genaue Bestandsaufnahme unzumutbar ist. Gerade im Einzelhandel ist die körperliche Inventur in Geschäften eines der Hauptverfahren zur Inventarisierung und erfordert des Öfteren Inventurhelfer zur Unterstützung. Wenn sich Inventurdifferenzen ergeben, müssen diese direkt in die Gewinn- und Verlustrechnung geleitet werden.

Buchinventur: Im Gegensatz zur körperlichen Inventur erfasst die Buchinventur immaterielle Vermögensgegenstände und nimmt Bezug auf die Finanzbuchhaltung. Erfasst sind hier Vermögen und Schulden (Verbindlichkeiten, Forderungen, Guthaben), die durch Quittungen, Rechnungen etc. dokumentiert worden sind.

Anlageninventur: Sie erfasst das bewegliche Anlagevermögen eines Unternehmens und umfasst beispielsweise den Fuhrpark, Maschinen sowie die Betriebs- und Geschäftsausstattung. Sie muss in einem Anlagenverzeichnis hinterlegt werden und dokumentiert den durch die Nutzungsdauer einhergehenden Wertverlust in Form von Abschreibungen.

Welche Inventurarten gibt es?

Um eine Bestandsaufnahme erfolgreich durchzuführen, gibt es verschiedene Möglichkeiten das Inventar exakt zu ermitteln.

Permanente Inventur: Diese Art der Inventur sieht eine Totalerfassung des Bestands auf das ganze Geschäftsjahr verteilt vor. Zwingend notwendig ist es dafür, ein Lagerbuch zu führen, in dem Zu- und Abgänge genauestens dokumentiert werden. Eine permanente Inventur wird häufig bei schnell wechselnden Warenbeständen (darunter fallen Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe) und dem Kassenbestand durchgeführt. Gerade im Einzelhandel wird der Kassenbestand täglich nach Ladenschluss dokumentiert. Die permanente Inventur eignet sich nicht für Gegenstände, die unkontrollierbaren Abgängen unterliegen und verderben oder verdunsten können.

Vor- und nachverlegte Stichtagsinventur: Wer aufgrund des hohen Warenbestands nicht im Stande ist, eine Stichtagsinventur am Bilanzstichtag durchzuführen, kann die Inventur an einem beliebigen Tag in den ersten drei Monaten (also bereits ab Oktober) vor Stichtag oder den ersten zwei Monaten nach Stichtag (also bis Ende Februar) durchführen. Dabei muss der ermittelte Bestand wertmäßig fortgeschrieben (wenn das Inventar vor dem Inventurstichtag dokumentiert wird) oder zurück gerechnet werden (wenn die Inventur nach dem Bilanzstichtag durchgeführt wird).

Stichprobeninventur: Die Stichprobeninventur wird meistens von Großunternehmen durchgeführt und kann nur unter bestimmten Voraussetzungen als Inventurart gewählt werden – die da wären:

• Es existieren über 2.000 Artikel (verschiedene Waren).
• 5% des Bestandes machen mindestens 40% des Lagerwertes aus.
• Es wird eine EDV-Software zur Bestandskontrolle eingesetzt.

Nach dem Zufallsstichprobenverfahren wird ein repräsentativer Bestand ermittelt, der dann auf den Gesamtbestand hochgerechnet wird. Dabei dürfen die Stichprobenfehler nicht über einem Prozent des Wertes der Grundgesamtheit liegen.

Tipps und Tricks für die Inventur im Einzelhandel

Eine Inventur ist nicht nur zur Bestandsaufnahme da, sondern kann im Einzelhandel auch wunderbar zur Warenoptimierung genutzt werden. Zum einen gibt sie dem Händler einen Überblick zum Umlaufvermögen und den Ausgaben des Unternehmens. Zum anderen verraten die Warenbestände, welche Artikel sich besonders gut verkaufen.

Die Inventur stellt sicher, dass für Kunden die geforderte und gegebenenfalls präferierte Ware immer in angemessenen Mengen vorhanden ist. Ein paar wichtige Tipps für alle Einzelhändler zu Inventurzeiten sind die folgenden:

1. Zeitplanung: Wählen Sie die passende Inventurart für Ihr Unternehmen und planen Sie dabei anhand von Unternehmens- und Sortimentsgröße. Lieferanten und Kunden sollten vorher informiert werden, um Lieferstaus zu vermeiden. Lager und Verkaufsfläche sollten ordentlich aufgeteilt und eine ungefähre Zeit zum Zählen bestimmt werden.
2. Personalplanung: Je nach der Art und Varietät der Ware, die Sie verkaufen, kann das Zählen sehr aufwendig sein. Dafür sollte genug Personal eingeplant werden. Die Beschaffung von Inventurpersonal und Aushilfen muss rechtzeitig erfolgen. Bei komplexeren Vorgängen müssen Sie auch die Schulung des Personals einplanen.
3. Ordnung & Gründlichkeit: Es empfiehlt sich, schon vorher die Lager- und Verkaufsräume so gut wie möglich zu sortieren, um die Inventur zu erleichtern. Bereiten Sie für die verschiedenen Bereiche Inventurlisten vor. Einige Vorlagen kann man sich auch downloaden. Bei der Zählung sollte Gründlichkeit höchste Priorität haben. Das Personal sollte diesen Grundsatz ebenso verinnerlichen.
4. Warenwirtschaftssystem: Eine Software kann so einiges vereinfachen. Über eine Verbindung zu einem Barcode-Scanner lassen sich Echtzeitbestände aufnehmen und so der geregelte Einkauf von benötigter Ware sicherstellen.
5. Steuerberater/innen: Ein/e Steuerberater/in kann eine wichtige Kontrollinstanz sein und während der Inventur überparteilich beobachten. So sind Sie mit einem schriftlichen Dokument zusätzlich beim Finanzamt abgesichert.

FAQ zur Inventur

Welche Angaben kommen in die Inventurliste?

– Wichtig sind die exakte Artikelbezeichnung, die Maßeinheit sowie die genaue Menge.

Was ist zu tun, wenn etwas fehlt?

– Sollten Dinge beispielsweise durch Diebstahl oder Bruch verloren gegangen sein, müssen diese ausgebucht werden. Für die Buchhaltung ist zunächst nur der Ist-Bestand wichtig.

Kann ich die Inventur an Dritte übertragen?

– An sich besteht diese Möglichkeit; machen Sie jedoch vorher eine Kosten-Nutzen-Rechnung, ob es nicht beispielsweise mehr Sinn ergibt, für die Dauer der Inventur Zeitarbeitende zu buchen.