Wie ein Einarbeitungsplan beim Einarbeiten neuer Zeitarbeiter*innen hilft

Die Einarbeitung neuer Zeitarbeiter*innen ist in jedem Unternehmen wichtig, damit sich neue Mitarbeitende in Ihrem Betrieb wohlfühlen. Auch, wie schnell sie selbstständig Aufgaben übernehmen können und somit die Produktivität des Unternehmens, hängen von einer umfassenden Einarbeitung ab. Wie Ihnen ein Einarbeitungsplan dabei helfen kann und warum die Einarbeitung ein so wichtiger Prozess ist, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was genau ist die Einarbeitung?

Die Einarbeitung beinhaltet sowohl die fachliche als auch die soziale Eingliederung eines neuen Mitarbeitenden in Ihrem Betrieb. Während der Einarbeitungszeit lernen diese im Optimalfall ihren Aufgabenbereich kennen und knüpfen erste Kontakte innerhalb des Teams. Außerdem erhalten neue Mitarbeitende Ansprechpersonen, die sie an organisatorische Themen und die allgemeine Organisation im Unternehmen heranführen. Im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung ist die Einarbeitung ebenso wichtig wie die Einarbeitung langfristig angestellter Personen. Sie möchten sich noch einmal vertiefter damit auseinandersetzen, was Arbeitnehmerüberlassung ist und welche Rahmenbedingungen es dafür gibt? Dann lesen Sie hier weiter: Alles was Arbeitgeber*innen über Arbeitnehmerüberlassung wissen sollten.

Wer ist für die Einarbeitung zuständig?

Für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender sind in der Regel mehrere Personen zuständig. Den organisatorischen Part übernimmt die HR-Abteilung. Die direkt vorgesetzte Person ist für eine umfassende fachliche Einarbeitung verantwortlich. 

Zusätzlich kann es hilfreich sein, mit einem Buddy-System zu arbeiten. Eine Arbeitskraft wird damit beauftragt, der neuen Fachkraft informelle und zwischenmenschliche Gegebenheiten des Unternehmens näherzubringen. Zudem steht sie für Fragen zur Verfügung. Eine Person, die in Zukunft eng mit dem*der neuen Mitarbeitenden zusammenarbeiten wird, ist hierfür am besten geeignet. 

Bei der Auswahl des Buddys sind nicht nur fachliche Kompetenzen von Bedeutung, die Person sollte auch Freude daran haben, anderen Wissen und Fähigkeiten zu vermitteln und neuen Fachkräften einen angenehmen Start zu ermöglichen.

Auch im Bereich der Arbeitnehmerüberlassung ist das Buddy-System sinnvoll. So weiß der*die Leiharbeiter*in immer, wer für Fragen zur Verfügung steht. 

Was macht eine gute Einarbeitung aus?

Im Rahmen der Einarbeitung neuer Mitarbeitenden ist es wichtig, dass Sie diese gut strukturieren und umfassende Informationen vermitteln. Die neue Arbeitskraft sollte sich während und nach der Einarbeitung zunehmend in der Lage fühlen, die neuen Aufgaben erfolgreich bewältigen zu können.

Auch das soziale Onboarding macht viel aus. Wird eine neue Fachkraft von Vorgesetzten und vom Team wertschätzend willkommen geheißen, ist dies eine Motivation für alle Beteiligten. Außerdem ist der Aspekt Unternehmenskultur auch wichtig für die Arbeitsweise in einem Betrieb. Gehen die Mitarbeitenden respektvoll miteinander um und gehen jeden Tag mit einem guten Gefühl zur Arbeit, sind sie wahrscheinlich auch produktiver. Wenn Sie Leiharbeitskräfte beschäftigen, werden diese nach einer gesetzlich festgelegten Pause gerne wieder in Ihrem Betrieb arbeiten. Das ist sehr von Vorteil, denn eine Zeitarbeitskraft, die bereits bei Ihnen gearbeitet hat, braucht im nächsten Beschäftigungszeitraum deutlich weniger Einarbeitung.

Folgende Punkte sollten in den Phasen der Einarbeitung enthalten sein:

• Organisatorische Themen
• Unternehmens-, Abteilungskultur
• Fachliche Aspekte + Raum für Fragen
• Vermittlung von Leistungsmaßstäben
• Erläuterung des Vergütungssystems
• Arbeitsmethoden
• Zwischenziele für die Einarbeitung
• Vereinbarung eines Gesprächstermins zur Evaluation der Zwischenziele

Wie lange dauert die Einarbeitung normalerweise?

Die Dauer der Einarbeitungszeit ist von Branche, Aufgabenbereich und externen Umständen abhängig. Daher kann sie wenige Tage dauern, sie kann sich allerdings auch über einige Wochen oder mehrere Monate erstrecken. Für das ganze Unternehmen lohnt es sich, reichlich Zeit und personelle Ressourcen für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender einzuplanen. Für Zeitarbeitskräfte ist es besonders wichtig, eine präzise und umfassende Einarbeitung zu erhalten, um so schnell wie möglich in den Arbeitsalltag Ihres Unternehmens einsteigen zu können. Denn mit der Führung durch den Betrieb und das Vorstellen der direkten Kolleg*innen am ersten Tag ist es nicht getan. 

Was sind Aufgaben und Ziele der Einarbeitung? 

Die Einarbeitung, auch Onboarding genannt, verfolgt mehrere Ziele. Eines der wichtigsten Ziele ist, der neuen Arbeitskraft die Nervosität zu nehmen und sich direkt willkommen zu fühlen. Dadurch wird auch gleichzeitig begünstigt, dass die Person schnell in die neue Position hineinfindet und die Aufgaben souverän ausführen kann. Ein weiteres Ziel lässt sich von dem englischen Begriff “Onboarding” ableiten. Die neue Fachkraft soll “an Board” geholt werden. Das bedeutet, dass sie in das bestehende integriert wird. Durch ein angenehmes Betriebsklima, kann nicht nur Teambuilding stattfinden, sondern auch die Zufriedenheit kann gesteigert werden. Desto weniger Konflikte und Spannungen im Team sind, desto störungsfreier und somit effizienter läuft auch die tägliche Arbeit ab. 

Bei Zeitarbeitskräften wird das Thema Einarbeitung oft vernachlässigt. Dennoch geht es auch in diesem besonderen Fall um genau die gleichen Ziele. Wenn Arbeitskräfte gute Arbeit im Team leisten sollen, müssen sie gut instruiert und eingearbeitet sein.

Es interessiert Sie, welche Pflichten Sie als Unternehmen haben, das Arbeitnehmerüberlassung nutzt und welche Pflichten die Zeitarbeitsfirma hat? Hier erfahren Sie alles Wichtige: Ihre Pflichten als Entleiher*in – worauf Sie achten müssen.

Was ist ein professioneller Einarbeitungsplan?

In einem professionellen Einarbeitungsplan halten Sie fest, welche Aspekte in Ihrem Unternehmen beim Onboarding neuer Mitarbeitender wichtig sind. Neben der Begrüßung und den wichtigsten organisatorischen und fachlichen Aspekten kann hier auch festgehalten werden, welche Teammitglieder geeignet sind, um neue Mitarbeitende als Buddy durch die Einarbeitungszeit zu begleiten. 

Die zwei Dimensionen des Einarbeitungsplans

Wenn Sie einen gut strukturierten Einarbeitungsplan entwickeln möchten, wird es Ihnen helfen, sich dabei an folgenden zwei Dimensionen zu orientieren: 

• Auflistung der Aufgaben und Tätigkeiten der neuen Arbeitskraft (das “Was?”)
• fachliche Aspekte, die bei der Bewältigung und Ausführung der Aufgaben helfen (das “Wie?”)

Anhand dieser beiden Dimensionen, nämlich der Frage, was die neue Arbeitskraft in Ihrem Unternehmen tun wird und auf welche Weise dies am besten gelingen kann, können Sie einen hilfreichen Einarbeitungsplan erstellen. Dieser muss nicht direkt von Anfang an perfekt sein. Jedes Unternehmen lernt mit jeder neuen Arbeitskraft mehr über die Einarbeitungszeit und kann auf der Grundlage der neuen Erkenntnisse den Einarbeitungsplan überarbeiten. 

Besonders für Leiharbeiter*innen sind diese beiden Dimensionen sehr hilfreich, Sie wissen auf dieser Grundlage sofort, welche Aufgaben wie ausgeführt werden sollen und können ab dem ersten Tag Ihr Unternehmen durch produktive Arbeit bereichern. 

Warum ist ein Einarbeitungsplan so bedeutsam?

In Deutschland zeigen sich die Auswirkungen des Mangels an Fachkräften immer deutlicher. Daher ist es besonders wichtig für Unternehmen, Fachkräften ein angenehmes und reizvolles Arbeitsumfeld zu schaffen, damit sie durch Kündigungen nicht in Personalnot geraten. Dies gilt für Zeitarbeitskräfte genauso wie für langfristig angestellte Personen. 

Wenn Fachkräfte schon während der Probezeit oder kurz danach das Unternehmen wieder verlassen, haben Sie Ressourcen verschwendet: Kosten, Zeit und Personal in der Recruiting-Abteilung. Danach dauert es wieder eine Weile, bis geeigneter Ersatz eingearbeitet werden kann. Sind Zeitarbeitskräfte nicht gut eingearbeitet, verschwenden Sie auch an dieser Stelle Ressourcen. Überlegen Sie sich also bereits vor Vertragsabschluss mit einer Zeitarbeitsfirma, welche Aufgaben Leiharbeiter*innen übernehmen sollen. 

Unternehmen, die die Einarbeitung auf Grundlage eines Einarbeitungsplans angehen, machen das Onboarding für neue Mitarbeitende zu einem angenehmen Erlebnis. Die Wahrscheinlichkeit, dass die Fachkraft sich bei Ihnen wohlfühlt und Ihr Unternehmen auf Dauer bereichert, ist nach einer guten Einarbeitung höher.

Sorgen Sie dafür, dass der erste Eindruck von Ihrem Unternehmen als Arbeitgeber positiv ist. Versuchen Sie gar nicht erst Zweifel daran aufkommen zu lassen, dass Ihr Betrieb ein toller Arbeitsplatz ist. So werden sich auch Zeitarbeitskräfte für die Dauer Ihrer Tätigkeit bei Ihnen wohlfühlen, gerne wieder kommen oder Ihr Unternehmen als langfristige*r Angestellte*r bereichern. 

Welche Phasen hat ein Einarbeitungsplan?

Das Onboarding will gut vorbereitet sein. Es beginnt daher nicht mit dem ersten Tag der neuen Fachkraft, sondern schon einige Tage davor, um alle Vorbereitungen abzuschließen.

Der*die zuständige Vorgesetzte versorgt die Mitarbeitenden im Vorfeld mit den nötigen Informationen zur Einarbeitung der neuen Fachkraft. Außerdem wird dafür gesorgt, dass an diesem Tag reichlich Zeit für einen herzlichen Empfang und ein persönliches Gespräch eingeplant ist. Der Arbeitsplatz der neuen Fachkraft wird ansprechend und startbereit gestaltet. Dies sollten Sie auch bei Leiharbeiter*innen beachten. 

Der Einarbeitungsplan lässt sich grob in die folgenden drei Phasen einteilen:

1. Phase: Vor dem ersten Arbeitstag

   Die erste Phase beginnt bereits eine ganze Weile vor dem ersten Arbeitstag, nämlich mit dem Unterschreiben des Arbeitsvertrags. Das Ziel dieser Phase ist es, die neue Fachkraft mit allen wichtigen Informationen zu versorgen. Hierzu können auch Darstellungen aller Geschäftsbereiche des Unternehmens interessant sein, Zuständigkeit und Ansprechpersonen. Auch das Firmenleitbild kann dabei helfen, sich in das Unternehmen einzufügen und die wichtigsten Grundsätze in die tägliche Arbeit einzubeziehen. 

   Besonders bei Zeitarbeitskräften ist es wichtig, wichtige Informationen so kompakt wie möglich darzustellen und Informationen in der Einarbeitungszeit präzise zu vermitteln. Wird hier Zeit und Mühe investiert, profitieren alle Beteiligten.

2. Phase: Antrittstag und die erste Arbeitswoche

   In der zweiten Phase steht im Vordergrund, dass ein freundlicher Empfang gestaltet wird. Die neue Arbeitskraft lernt die direkten Kolleg*innen und einen vorher bestimmten Onboarding-Buddy kennen. Auch eine Führung durch das Unternehmen, das Zeigen des Arbeitsplatzes und erste Instruktionen gehören dazu.

   Bürokratie sollte direkt am ersten Arbeitstag erledigt werden. Je nach Größe Ihres Betriebs ist dies mit mehr oder weniger Aufwand verbunden. Erstellen Sie hierzu im Vorfeld eine Checkliste, damit Sie alle Unterlagen zur Hand haben und der Papierkram sofort erledigt werden kann.

   Bei Leiharbeiter*innen stehen andere bürokratische Aufgaben an als bei langfristigen Angestellten. Bereiten Sie hier also eine separate Checkliste an, die die Besonderheiten beinhaltet. So komplettieren Sie nach und nach Ihren professionellen Einarbeitungsplan.

   Gestalten Sie den Einarbeitungsprozess so transparent wie möglich, in dem Sie der neuen Arbeitskraft eine Übersicht über den Einarbeitungsplan geben. Nehmen Sie sich außerdem Zeit für ein persönliches Gespräch. Klären Sie, welche Erwartung Sie an die neue Fachkraft haben und erfragen Sie deren Erwartungen und Wünsche.

   Die zweite Phase endet mit der Beendigung der ersten Arbeitswoche. Nutzen Sie diesen Meilenstein, um Feedback einzuholen. Wie hat die neue Arbeitskraft die Einarbeitung empfunden? Fühlt Sie sich nach den ersten Tagen wohl im Unternehmen? Gab es bereits erste Erfolge? Wo gibt es Schwierigkeiten? Zeigen Sie, dass Sie Interesse an einer erfolgreichen Onboardingzeit haben und das Feedback als wertvolle Erfahrungswerte in den Einarbeitungsplan mit aufnehmen.

   Auch Leiharbeiter*innen, die nur temporär in Ihrem Unternehmen sind, sollten die Möglichkeit bekommen Feedback zu geben. Das gibt Ihnen nicht nur die Gelegenheit, ein*e immer bessere*r Arbeitgeber*in zu werden, es stärkt auch Ihre Kooperation mit der Zeitarbeitsfirma Ihres Vertrauens.

3. Die ersten Wochen

   Abhängig von der Branche, in der Ihr Unternehmen tätig ist, der Größe des Unternehmens und neu besetzten Position, dauert die Einarbeitungszeit unterschiedlich lang. Während bei Arbeitskräften etwa mit Jahresverträgen ein paar Monate eingeplant werden sollte, reichen bei Zeitarbeitskräften in der Regel ein Zeitraum von wenigen Wochen aus.

   In der dritten Phase ist es wichtig, regelmäßige Feedback-Gespräche einzuplanen, um den Prozess gut zu begleiten. In dieser Zeit sollte der Einarbeitungsbuddy weiterhin für Fragen und sonstige Anliegen zur Verfügung stehen und den Kontakt zur neuen Fachkraft pflegen.

Warum ist die Anfangsphase in einem neuen Unternehmen wichtig?

Wenn Sie anhand Ihres Einarbeitungsplans einen guten Start für die neue Arbeitskraft gestalten können, profitieren alle: die neue Fachkraft, die anderen Mitarbeitenden und auch das Unternehmen selbst. 

Damit auch Zeitarbeitskräfte sich bei Ihnen wohlfühlen, sollten Sie auch als Leiharbeitsfirma das Onboarding als wichtigen Teil des gesamten Arbeitsprozesses betrachten. Wenn Sie die Einarbeitung gut begleiten, werden Sie schnell mehr darüber herausfinden, welche Personen gut in Ihr Unternehmen passen und wie Sie eine effiziente und gleichzeitig angenehme Einarbeitung gestalten können. 

Fazit zur Einarbeitung

Sowohl bei neuen Fachkräften, die mit der Perspektive einer langfristigen Anstellung bei Ihnen anfangen, als auch bei Arbeitskräften, die als Zeitarbeiter*innen eher kurzfristig Ihr Unternehmen bereichern, ist das Onboarding essenziell. Ein Einarbeitungsplan hilft Ihnen dabei, die Einarbeitungszeit gut vorzubereiten, zu strukturieren und durchzuführen.