Auftragsspitzen: Wirken Sie der Überlastung des Teams entgegen

Es gibt nur wenige Unternehmen, denen das Prinzip der Auftragsspitzen unbekannt ist. Auftragsspitzen entstehen oftmals durch erfolgreiche Werbekampagnen oder saisonale Nachfrage und können jedoch zur Überbelastung und Motivationsverlust bei den Mitarbeitenden führen. Um dies vorzubeugen, müssen Sie allerdings nicht zwingend Aufträge ablehnen! Bewältigen Sie den Hochbetrieb präventiv, indem Sie die Teamentlastung fördern und auf externen Support setzen. So bleibt das Personal auch bei hoher Nachfrage motiviert und Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was Auftragsspitzen sind, welche Maßnahmen Sie durch diese Phase bringen und welche proaktiven Lösungen Ihnen helfen, um eine Überbelastung Ihrer Belegschaft zu vermeiden!

Was sind Auftragsspitzen?

Eine Auftragsspitze findet dann statt, wenn ein Unternehmen eine Auftragslage hat, die über das übliche Maß hinausgeht. Auftragsspitzen gibt es in allen Branchen und Bereichen der Wirtschaft. So kommt es zum Beispiel am Jahresende zu Auftragsspitzen in der Buchhaltungsabteilung eines Unternehmens oder in der Steuerberaterbranche, da die Mitarbeiter*innen neben der laufenden Finanzbuchführung und der Lohn- und Gehaltsabrechnung die vorbereitenden Buchungen für den Jahresabschluss vornehmen.

Die Hochsaison im Servicesektor (z. B. der Gastronomie) sind von saisonalen Schwankungen abhängig. So benötigt ein Restaurant mit Außengastronomie im Sommer mehr Personal als im Winter. In der Logistikbranche, oder beim Handwerk, nehmen die Aufträge überhand, wenn in Stoßzeiten besonders viele Aufträge eingehen.

Ursachen für Auftragsspitzen

Damit Sie sinnvolle Maßnahmen entwickeln können, müssen Sie zunächst analysieren, aus welchen Gründen in Ihrem Unternehmen Auftragsspitzen entstehen. In bestimmten Branchen (z. B. dem Handel oder der Gastronomie) ist die veränderte Auftragslage auf saisonale Schwankungen zurückzuführen. Hierfür ist nicht selten zusätzliches Personal erforderlich. Als Chef*in können Sie die zusätzliche Arbeit nicht mit dem bewährten Team bewältigen. Hierbei sind Sie auf personelle Unterstützung von außen angewiesen.

Eine erhöhte Nachfrage nach Ihrem Produkt oder Leistung können Sie beispielsweise durch die Markteinführung eines neuen Produkts oder dem Start einer umfassenden Werbekampagne beeinflussen. Infolge dieser Faktoren kommt es zu einer erhöhten Nachfrage. Diese können Sie nur befriedigen, sofern Sie die Produkte in entsprechender Anzahl vorrätig haben. Das setzt voraus, dass Sie sowohl in der Produktion als auch im Verkauf darauf vorbereiten.

Welche Folgewirkungen ergeben sich aus Auftragsspitzen?

Auftragsspitzen gehen nicht unbemerkt an Ihrer Belegschaft und dem Erfolg Ihres Unternehmens vorbei. Im Gegenteil: In vielen Unternehmen löst die Zunahme von Aufträgen, Hektik und Stresssituationen aus. Denn die Mitarbeitenden müssen sich der Frage stellen, wie sie die zusätzlichen Tätigkeiten erledigen, ohne dass ihre reguläre Arbeit darunter leidet.

Wenn Sie als Unternehmensspitze nicht rechtzeitig entgegenwirken, ergibt sich aus der Auftragsspitze noch eine zweite Folge, die sich negativ auf den wirtschaftlichen Erfolg Ihres Unternehmens auswirkt. Bleiben Aufträge unbearbeitet oder erhält Ihre Kundschaft die vereinbarte Lieferung verspätet, bringt das oft Folgen mit sich. Wirkt sich Ihre Unternehmenssituation negativ auf Ihre Kunden oder Kundinnen aus und verbessert sich die Situation nicht, werden Sie in Zukunft keine Aufträge mehr erhalten.

Welche Maßnahmen setzen Unternehmen zur Bewältigung von Auftragsspitzen ein?

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Nachfragehochs feststellen, lassen sich diese mit den folgenden Maßnahmen bewältigen:

• Personalaufstockung
• Einsatz von Zeitarbeit
• Investition in Ausrüstung und neue Technologien
• Outsourcing: Auslagerung von Aufträgen

Personalaufstockung

Personalaufstockung bedeutet, dass das Team Ihrer Stammbelegschaft um zusätzliche Arbeitskräfte ergänzt wird. Hierzu ist es erforderlich, dass Sie im Rahmen der Personalplanung feststellen, wie viele Beschäftigte Sie benötigen und wie Sie das zusätzliche Personal beschaffen können. Neben einer aktiven Suche auf den einschlägigen Kanälen im Internet bietet auch eine Anfrage bei Ihrer lokalen Agentur für Arbeit Vorteile.

Einsatz von Leiharbeit- und Zeitarbeitskräften

Der Einsatz von Leiharbeiter*innen bietet Ihnen insbesondere dann Vorteile, wenn Sie für die Bewältigung einer Auftragsspitze einen kurzfristigen Personalmangel zu bewältigen haben. Denn Zeitarbeitnehmende gehören nicht zu Ihrer Stammbelegschaft. Sie werden nur für einen kurzfristigen Zeitraum (Höchstdauer 18 Monate) tätig. Hat sich die Kollegin oder der Kollege während der Zeitarbeit bewährt, besteht die Möglichkeit, diese*n im Rahmen einer Festanstellung zu übernehmen. Für die termingerechte Bezahlung ist die beauftragte Personaldienstleistung verantwortlich. Sie übernehmen mit der Vereinbarung des Arbeitnehmerüberlassungsvertrages die Aufgaben, die Zeitarbeitnehmenden in Ihrer betrieblichen Organisation zu integrieren und die festgelegte Gebühr an den Personalvermittler zu leisten.

Investition in Ausrüstung und neue Technologien

In einigen wirtschaftlichen Bereichen – beispielsweise der Automobilindustrie – erfordern Engpässe und Hochphasen, dass sich Unternehmen an neue Technologien anpassen. Mit der Investition in ein neuartiges Fertigungsverfahren oder dem Einsatz einer innovativen Maschine können Sie zusätzliche Hochphasen abarbeiten. Zu einem erhöhten Personaleinsatz kann es hier kommen, wenn die neue Maschine nur von einer Fachkraft bedient werden darf oder für die Bedienung des Geräts weitere Arbeitskräfte nötig sind.

Outsourcing: Auslagerung von Aufträgen

Zu den Maßnahmen, mit denen Sie Ihre Auftragsspitzen, Engpässe oder Nachfragehochs bewältigen, gehört auch die Auslagerung von betrieblichen Aufgaben oder kompletten Unternehmensbereichen. Sie entscheiden sich hierbei dazu, die entscheidenden Aufgaben an ein anderes Unternehmen oder eine spezielle Dienstleistung zu übertragen. Ein Bereich, der sich für das Outsourcing von Unternehmensaufgaben eignet, ist der Transport der Waren von Vorlieferanten oder zu den Auftraggebenden. Hier gibt es Dienstleistende, die sich dafür verantwortlich sehen, den kompletten Logistikbereich Ihres Unternehmens zu übernehmen. Für Sie ist dies mit dem Vorteil verbunden, dass sich Ihre Stammbelegschaft auf die Kernaufgaben Ihres Betriebs fokussieren kann.

Wie können Sie die Überlastung Ihrer Mitarbeiter*innen infolge von Auftragsspitzen entgegenwirken?

Die Negativentwicklungen durch schlecht vorbereitete Auftragsspitzen sind verheerend. Damit sich dieser Zustand nicht langfristig auf den wirtschaftlichen Erfolg auswirkt, sollten Sie die folgenden Aktivitäten in Ihr Unternehmen einfließen lassen:

• Notfallplan erstellen
• Konzentration auf Wunschkund*innen
• Personalengpässen proaktiv gegensteuern

Notfallplan erstellen

Sie wirken einer Überbelastung der Belegschaft optimal entgegen, indem Sie einen Notfallplan erstellen. Dieser kommt immer dann zur Anwendung, wenn Hochphasen dazu führen, dass die Kapazitäten Ihres Personals nicht mehr ausreichen. In diesem Notfallplan sollten folgende Punkte aufgegriffen werden: 

• Verschaffen Sie sich einen groben Überblick über alle anfallenden Aufgaben.
• Besprechen Sie die aktuelle Auftragslage mit dem gesamten Team.
• Klären Sie ab, welche Kolleg*innen die notwendige Kompetenz haben und wer aus dem Mitarbeiterkreis freie Kapazitäten hat.
• Delegieren Sie die einzelnen Aufgaben zeitnah.
• Holen Sie zwischendurch ein Feedback der involvierten Mitarbeiter*innen ein.

Konzentration auf Wunschkund*innen

Eine weitere Möglichkeit, um die Folgen einer Auftragsspitze innerhalb Ihrer Belegschaft abzufedern, ist die der verstärkten Konzentration auf Ihre Wunschkundschaft.

Als Wunschkundschaft identifizieren Sie die Auftraggebenden, mit denen Sie wortwörtlich am liebsten zusammenarbeiten. Dies zeigt sich zum Beispiel daran, dass die Rechnungen pünktlich bezahlt werden und Sie stets ein positives Feedback zu der geleisteten Arbeit erhalten.

Die Auftraggeber*innen, die nicht zu Ihrer Wunschkundschaft gehören, werden nachrangig versorgt. Im Extremfall sagen Sie einen Auftrag ab, bevor Sie eine Auftragsvereinbarung nicht einhalten können. Dies hätte sonst nachhaltig negative Folgen für das Image Ihres Unternehmens. Die Aufträge, die Sie angenommen haben, sollten Sie so effizient wie möglich erfüllen.

6 Schritte, um Personalengpässen proaktiv gegenzusteuern

Personalengpässe führen dazu, dass Sie Ihre betrieblichen Ziele nicht nur bei Nachfragehochs in weite Ferne rücken. Darum gilt es, Personalengpässen mit einer soliden Personalbedarfsplanung proaktiv entgegenzusteuern. 

Mit den folgenden sechs Schritten planen Sie den Einsatz Ihres Personals entsprechend der Auftragslage. Auf diese Weise wirken Sie einem Personalengpass proaktiv entgegen und können feststellen, ob es sich auszahlt eine*n Personaldienstleister*in zu beauftragen.

• Sie definieren, welche Aufträge zu bearbeiten sind und wie viel Personal das Unternehmen benötigt.
• Sie planen das Personal ein, das Ihnen bereits zur Verfügung steht.
• Sie ermitteln durch eine Personalbedarfsprognose, in welchen Bereichen ein weiterer Personaleinsatz erforderlich ist.
• Sie fassen alle gewonnenen Erkenntnisse in einem Personalplan zusammen.
• Sie setzen den Plan um, indem Sie das notwendige Personal rechtzeitig beschaffen.
• Sie beobachten die Personalentwicklung und greifen gegebenenfalls ein, indem Sie die Personalplanung an die Auftragslage anpassen.

Fazit

Auftragsspitzen sind für Ihr Unternehmen Fluch und Segen zugleich. Einerseits führt der wirtschaftliche Erfolg dazu, dass der Umsatz Ihres Unternehmens gesteigert wird. Andererseits klagen die Mitarbeitenden darüber, dass sie die zusätzlichen Aufgaben nicht bewältigen können und überbelastet sind.

Damit die Auftragsspitzen sich nur positiv auswirken, sollten Sie rechtzeitig Maßnahmen entwickeln, um die fehlenden Kapazitäten auszugleichen oder einen Personalmangel zu vermeiden.

Das Nutzen von Personaldienstleistungen und der Einsatz von Zeitarbeitskräften hilft maßgeblich, um kurzfristige Personalengpässe zu überbrücken und flexibel auf Auftragsspitzen zu reagieren.

Auf die schnelle und effiziente Vermittlung von qualifizierten Fachkräften sind wir bei Zenjob spezialisiert. Finden Sie mit uns die passenden Leiharbeitenden! Sobald sich die Auftragslage normalisiert, endet das Leiharbeitsverhältnis und Sie können mit Ihrer üblichen Belegschaft das reguläre Geschäft bearbeiten.