7 Tipps für den Schichtplan

Schichtplanung geht nur mit Organisationstalent? Nicht unbedingt! Für die Erstellung eines professionellen Dienstplans gibt es hilfreiche Tools, gesetzliche Bestimmung, die einen gewissen Rahmen schaffen und natürlich zahlreiche Tipps und Tricks. Wie Sie es schaffen, einen guten Schichtplan zu erstellen, mit dem Ihre Mitarbeitenden rundum zufrieden sind und der alle Eventualitäten von vornherein einplant, erfahren Sie im Folgenden. 

Wer darf einen Schichtplan erstellen?

In der Regel ist der*die Arbeitgeber*in dafür zuständig, die Schichtplanung zu schreiben. Der Dienstplan kann als Komponente des Weisungsrechts verstanden werden (auch Direktionsrecht genannt). Dies ist in §106 Absatz 1 der Gewerbeordnung (GeWo) festgelegt. 

Zu dieser Regelung gibt es allerdings eine Erweiterung: Der Betriebsrat und auch einige weitere betriebliche Organe der Mitarbeiter*innenvertretung haben ein gewisses Recht auf Mitbestimmung. Wird davon Gebrauch gemacht, muss der*die Arbeitgeber*in dies bei der Gestaltung der Einsatzplanung beachten. 

Es gibt einige Branchen, in denen der*die Arbeitgeber*in eine innerbetriebliche Führungskraft damit beauftragt, die Schichtplanung zu schreiben, zum Beispiel den*die Schichtleiter*in. Zu diesen Branchen gehören etwa die Gastronomie oder die Pflege. 

Warum ist ein guter Schichtplan von Bedeutung? 

Ein guter Dienstplan ist wichtig für den Arbeitsalltag. Denn je besser die Planung der Einsätze ist, desto reibungsloser können auch alle Abläufe in einem Betrieb vonstattengehen. 

Auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und deren Gesundheit kann stark von der Schichtplanung abhängen. Gibt es einen Zeitplan, der Arbeitskräften genug Zeit zum Durchatmen zwischen den Diensten gibt, können diese effizienter arbeiten und werden mit einem besseren Gefühl zur Arbeit kommen, als wenn die Pläne eng getaktet sind.

Somit trägt eine gute Schichtplanung nicht nur zu geschmeidigen Arbeitsprozessen bei, sondern auch zur Atmosphäre im Unternehmen und zur Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden. 

Was ist wichtig für die Erstellung des Schichtplans? 

Es gibt einige Eigenschaften, die ein Schichtplan aufweisen sollte, um die oben genannten Ziele zu erreichen. Grundlegend ist natürlich, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. Auch die individuellen Mitarbeiter*innenverträge müssen unbedingt beachtet sowie betriebliche Ziele in die Planung eingebunden werden. 

Besonders für die Stimmung im Team, aber auch für eine offene Informationskultur ist es wichtig, dass die Schichtplanung für die jeweiligen Arbeitskräfte jederzeit einsehbar ist. Transparenz ist also ein wichtiger Faktor! 

Damit der Dienstplan möglichst wenig Fragen und Unklarheiten aufwirft, sollte er übersichtlich gestaltet sein und alle wichtigen Informationen enthalten. So sind Ihre Mitarbeitenden zu jeder Zeit auf dem neusten Stand der Dinge.

Aber nicht nur für die Mitarbeitenden ist ein Schichtplan wichtig, der möglichst leicht zu verstehen und einfach zu handhaben ist. Auch für die Person, die mit der Erstellung der Dienstplanung beauftragt ist, sollten Gegebenheit bestehen, die die Schichtplanung möglichst einfach machen, sodass sie nur so viel Zeit in Anspruch nimmt, wie nötig. 

Welche Vorbereitungen müssen vor der Erstellung des Schichtplans getroffen werden?

Damit die Erstellung einer Schichtplanung nicht zur völligen Überforderung wird, sollten Sie im Vorhinein ein paar Entscheidungen und Vorbereitungen treffen. Diese drei Dinge können Ihnen helfen: 

1. Ein Tool wählen: Wenn Sie eine Schichtplanung erstellen wollen, stehen Ihnen dafür verschiedene Tools zur Verfügung. Zum Beispiel können Sie einfach zu Zettel und Stift greifen und die Planung analog durchführen. Hierfür, aber auch für die digitale Erstellung des Schichtplans gibt es Vorlagen. Wenn Sie die Dienstplanung online vornehmen möchten, haben Sie die Auswahl zwischen verschiedenen Programmen. Dazu zählen Programme wie Excel, aber auch professionelle Dienstplanprogramme, die Ihnen die Einsatzplanung deutlich erleichtern können.
2. Kriterien für die Planung festlegen: Bevor Sie sich an den Schreibtisch setzen und mit der Planung beginnen, ist es sinnvoll, sich Gedanken darüber zu machen, welche Kriterien nicht zu kurz kommen dürfen. Dazu können grundlegende Dinge gehören, wie die gesetzlichen Bestimmungen Ihrer Branche, die Verträge der Mitarbeitenden sowie deren Wünsche, Qualifikationen und Abwesenheitszeiten. Auch betriebliche Ziele können in die Planung der Einsätze einfließen.

3. Eine geeignete Strategie auswählen: Für die Erstellung einer Schichtplanung gibt es viele Strategien und Herangehensweisen. Wenn Ihnen Pläne aus der Vergangenheit vorliegen, können Sie diese als Vorlagen nutzen oder aus ihnen eine Vorlage entwickeln, auf die Sie jeden Monat zurückgreifen können. Es gibt auch einen Rollplan oder verschiedene Dienstplanmodelle, die verwendet werden können. Welche Strategie für Sie am besten funktioniert, hängt ganz von der Branche ab, in der Ihr Unternehmen tätig ist sowie von allgemeinen Gegebenheiten des Betriebs und dessen Größe.

7 Tipps für den Schichtplan

Nun haben Sie sämtliche wichtige und notwendige Vorbereitungen getroffen und sind bereit dafür, eine Schichtplanung zu erstellen. Damit auch alles einwandfrei klappt, haben wir von Zenjob die wichtigsten sieben Tipps zusammengestellt. 

1. Vorausschauende Schichtplanung
   Damit sich Ihre Mitarbeitenden gut auf die kommenden Wochen vorbereitet fühlen und private Pflichten, Arzttermine und Aktivitäten planen können, sollte der Dienstplan nicht erst im letzten Moment erarbeitet werden. Mit der möglichst frühen Erstellung der Schichtplanung, ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitenden gut für sich zu sorgen, was sich wiederum positiv auf die Performance bei der Arbeit auswirkt. Der Schichtplan sollte mindestens einen Monat im Voraus bekannt gegeben werden. Über die Einsätze an Feiertagen und Wochenenden sollte deutlich früher gesprochen werden. Um das zu gewährleisten, müssen Sie natürlich auch Ihre eigenen Aufgaben und Pflichten im Blick haben und reichlich Zeit einplanen, damit die Schichtplanung nicht zu kurz kommt.
2. Auf die Wünsche der Mitarbeitenden eingehen
   In erster Linie geht es bei der Schichtplanung darum, dass alle Dienste gut abgedeckt sind und sichergestellt ist, dass das Arbeitspensum von den Mitarbeitenden gut bewältigt werden kann.
   Damit dies aber auf lange Sicht auch funktioniert, das Arbeitsklima angenehm ist und die Arbeitskräfte gerne zur Arbeit erscheinen, ist es essenziell, die Bedürfnisse und Wünsche der Mitmitglieder zu beachten. Denn viele von ihnen haben sicherlich neben der Arbeit noch andere Aufgaben und Verpflichtungen. Studierende, die nebenher in der Zeitarbeit tätig sind, müssen beispielsweise Vorlesungszeiten, Seminare und Lernzeiten in der Bibliothek mit den Arbeitszeiten koordinieren.Ein einfacher Weg, wie Sie die Wünsche der Arbeitskräfte im Blick behalten, ist ein sogenannter Wunschplan. Die Mitarbeitenden tragen ein, wann sie arbeiten können und auf dieser Grundlage stricken Sie dann den Schichtplan.
3. Juristische Grundlagen bei der Planung beachten
   Bei der Erstellung der Schichtplanung für ein Team gelten nicht nur das Ziel, dass alle Schichten abgedeckt sind und die Prämisse, dass dabei die Bedürfnisse der Mitarbeitenden einbezogen werden. Es ist auch essenziell, dass Sie dabei die gesetzlichen Grundlagen berücksichtigen.
   Dazu gehört, dass Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten unbedingt eingehalten werden müssen, damit die Mitarbeitenden genug Pause und Erholung bekommen, bevor sie die nächste Schicht beginnen. Die Regelungen hängen unter anderem auch von der Branche ab, in der Ihr Unternehmen tätig ist. In der Pflege zum Beispiel müssen zwischen zwei Schichten mindestens elf Stunden am Stück Ruhezeit sein. In Ausnahmefällen kann sie auf zehn Stunden verkürzt werden. Dies ist aber nur erlaubt, wenn die nun fehlende Stunde Ruhezeit innerhalb von vier Wochen durch die Verlängerung einer anderen Ruhezeit ausgeglichen wird. Arbeitszeit pro Tag dürfen bis zu acht Stunden betragen, wobei sie auch auf zehn Stunden verlängert werden kann. Allerdings muss der Durchschnitt über den gesamten Monat acht Stunden betragen. So wie in der Pflege gelten auch in anderen Branchen gesetzliche Bestimmungen. Gehen Sie sicher, dass Sie diese kennen und in Ihrer Einsatzplanung umsetzen.
4. Mit Ausfällen rechnen
   Egal, wie gut der Dienstplan ist, Ausfälle wird es immer geben. Sie sollten daher bei der Planung bedacht werden, sodass nicht der ganze Betrieb zusammenbricht, sobald sich eine Arbeitskraft krankmeldet. Die Schichtplanung sollte also eine gewisse Strategie beinhalten. Eine mögliche Taktik wäre etwa, nur 80 Prozent der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden in die Schichtplanung aufzunehmen. Sie haben dadurch also stets 20 Prozent mehr Personal, als notwendig wäre. Wenn kurzfristig eine Arbeitskraft ausfällt und ersetzt werden muss, haben Sie den nötigen Puffer eingeplant und geraten durch den Zwischenfall nicht ins Schwitzen.Nicht jeder Personalausfall kommt aus heiterem Himmel. Manche Ereignisse lassen sich auch vorhersehen und in der Planung direkt berücksichtigen. Personelle Engpässe sind besonders an Feiertagen und Wochenenden ein häufig auftretendes Phänomen. Doch auch, wenn besonders viele Mitarbeitende im Urlaub sind oder Fortbildungsangebote wahrnehmen, werden Sie weniger Personal zur Verfügung haben. Um von solcherlei Ereignissen nicht aus der Bahn geworfen zu werden, können Sie Schichtplanungen aus den Vorjahren heranziehen. Diese geben Ihnen wertvolle Einblicke darüber, wann viele Leute Urlaub nehmen möchten oder krank werden. Je nach Branche gibt es auch Zeiten im Jahr, in denen besonders viel Personal benötigt wird. Beziehen Sie all diese Dinge mit ein, sind Sie für alle Ausfälle gewappnet.
5. Schichtplanung erstellen, die für alle Mitarbeitenden fair ist
   Rücksicht zu nehmen ist sehr wichtig, keine Frage. So ist es wichtig, auf die besonderen Bedürfnisse Studierender Rücksicht zu nehmen. Auch Mütter und Väter brauchen oft andere Regelungen in der Schichtplanung als kinderlose Menschen. Dennoch sollten Sie darauf achten, dass sich niemand benachteiligt fühlt. Es wird schnell Unmut und Konflikte im Team geben, wenn den einen, etwa aufgrund von Lebensumständen, oft Zugeständnisse gemacht und andere infolgedessen benachteiligt werden. Sie können und müssen sich nicht nach allen geäußerten Wünschen richten. Wenn die Bedürfnisse einer Person in einer Schichtplanung nicht beachtet werden können, sollten Sie jedoch darauf achten, dass es bei der nächsten Planung nicht wieder dieselbe Person trifft.

6. Belastungen durch Schichten so gering wie möglich halten
   Je nachdem, ob es in Ihrem Betrieb “nur” Früh- und Spätschichten, oder auch Nachtschichten gibt, sollte unbedingt beachtet werden, dass diese eine körperliche Belastung darstellen können. Sie sollten sich daher rechtzeitig darüber informieren, welche Limits es in Ihrem Unternehmen gibt oder selbst gewissen Prämissen bei der Schichtplanung an den Tag legen. Nicht mehr als drei Nachtdienste hintereinander? Möglichst keine Wechselschichten? Versuchen Sie bei der Erstellung der Schichtplanungen, die Belastung Ihrer Mitarbeitenden möglichst gering zu halten.
7. Mitarbeitende in die Planung einbeziehen
   Nicht nur Wünsche und besondere Bedürfnisse sollten Beachtung finden. Es ist auch sinnvoll, wenn Sie Ihre Mitarbeitenden in der Weise in die Schichtplanung einbeziehen, als sie Ihre Urlaubszeiten für ein Jahr einplanen sollten. Auch Fortbildungen und Überstundenausgleich sollten Ihnen für ein ganzes Jahr vorliegen. Um zu vermeiden, dass zu viele Arbeitskräfte zeitgleich im Urlaub sind, könnten Sie hierfür bestimmte Urlaubsregelungen wählen. Dabei kann es sich beispielsweise um die Begrenzung der Urlaubstage pro Monat für das gesamte Team handeln. Sie kommunizieren somit offen und transparent, welche Regeln gelten. Gleichzeitig schützen Sie aber auch Ihr Personal, in dem Sie von vornherein Personalengpässe vermeiden und Mitarbeitende nicht überlastet werden, weil Sie nicht im Blick hatten, dass in den Sommermonaten viele Arbeitskräfte Urlaub nehmen werden. 

Fazit

Die Schichtplanung ist ein wichtiger Baustein für einen gut funktionierenden Betrieb, in dem zufriedene Mitarbeitende arbeiten. Zu beachten gibt es da einiges. Zum Glück haben Sie jetzt einen guten Überblick über die wichtigsten Dinge, die Sie bei der Schichtplanung im Blick behalten müssen!

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